Zwischen Kundenanfrage, Kalkulation, Druckvorstufe, Produktion und Rechnung entstehen viele Daten, die im Alltag zuverlässig zusammenpassen müssen. Eine Software für die Druckerei führt diese Informationen zusammen und kann verhindern, dass Mitarbeiter dieselben Angaben mehrfach erfassen. Gute Druckereisoftware schafft dadurch mehr Übersicht über Aufträge, Termine, Kosten und Auslastung.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom Betrieb ab. Eine kleine Digitaldruckerei benötigt andere Funktionen als Druckereien mit mehreren Standorten, Großformatdruck oder umfangreicher Weiterverarbeitung. Deshalb sollte die Auswahl bei den tatsächlichen Arbeitsabläufen beginnen und nicht bei einer möglichst langen Funktionsliste.
Software für Druckereien bringt deine täglichen Abläufe an einen Ort
Eine spezialisierte Branchensoftware für Druckereien verbindet kaufmännische Aufgaben mit produktionsnahen Prozessen. Aus einer Kundenanfrage kann ein Angebot entstehen, dessen Daten später für Auftrag, Produktion und Abrechnung weiterverwendet werden. Das reduziert Medienbrüche zwischen Verwaltung und Fertigung.
Allgemeine Enterprise Software deckt viele Branchen ab. Eine Branchen-Software für grafische Betriebe berücksichtigt dagegen typische Anforderungen an Druckverfahren, Formate, Material und Weiterverarbeitung. Im Großformatdruck können zusätzlich besondere Materialmaße oder eine Plotter-Software relevant sein. Beim Digitaldruck stehen häufig kurze Durchlaufzeiten und viele individuelle Jobs im Vordergrund.
Software-Hersteller setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte. Auch Software für Workflows sollte deshalb nicht nach der Zahl ihrer Möglichkeiten beurteilt werden, sondern danach, wie gut sie zu den vorhandenen Abläufen passt.
Mit ERP-Software bekommt deine Druckerei ein verlässliches System
Eine ERP-Software für die Druckerei verbindet Kundenverwaltung, Einkauf, Lager, Aufträge und Abrechnung mit einer gemeinsamen Datenbasis. Druckereien müssen Informationen dadurch nicht zwischen mehreren Programmen hin- und herschieben. Typische ERP-Funktionen reichen von Stammdaten und Angeboten bis zur Lagerverwaltung und Rechnung.
Ein ERP-System für die Druckerei wird besonders interessant, wenn verschiedene Abteilungen auf denselben Datenbestand angewiesen sind. Auch ERP und CRM können eng zusammenspielen, wenn Kundenkontakte, Angebote und laufende Aufträge gemeinsam betrachtet werden sollen. Archivierungssoftware ergänzt das System bei der langfristigen Dokumentenablage, während CAQ-Software für Betriebe mit umfassenden Anforderungen an das Qualitätsmanagement relevant sein kann.
Welcher Softwareansatz passt zu deinem Betrieb?
| Softwareansatz | Besonders geeignet, wenn | Darauf solltest du achten |
|---|---|---|
| Reines Kalkulationsprogramm | vor allem Preise und Herstellkosten berechnet werden sollen | Übergabe der Daten an Auftrag und Produktion |
| Print-MIS | Kalkulation, Planung und Produktion eng zusammengehören | Schnittstellen und Möglichkeiten zur Automatisierung |
| Branchenspezifisches ERP | kaufmännische und produktionsnahe Prozesse zentral laufen sollen | Einführungsaufwand und Abdeckung vorhandener Abläufe |
| Allgemeines ERP | bereits eine zentrale Unternehmenssoftware vorhanden ist | druckspezifische Erweiterungen und Integrationen |
| Browser- oder Cloud-Lösung | mehrere Arbeitsplätze oder Standorte zugreifen sollen | Datensicherheit, Verfügbarkeit und technische Voraussetzungen |
Dein Workflow vom Auftrag bis zum fertigen Druck
Ein typischer Workflow beginnt mit der Anfrage und reicht über Kalkulation, Freigabe und Produktionsplanung bis zu Versand und Abrechnung. Je sauberer diese Schritte verbunden sind, desto leichter lässt sich erkennen, wo sich ein Auftrag gerade befindet und welche Informationen noch fehlen.
Workflow-Automation-Software kann wiederkehrende Schritte übernehmen. Eine solche Automationssoftware ist jedoch erst dann sinnvoll, wenn der zugrunde liegende Prozess klar definiert wurde. Die Digitalisierung der Produktion schafft zusätzliche Möglichkeiten, Produktionsdaten und kaufmännische Informationen zu verbinden. Industrie 4.0 für KMU betrifft deshalb auch kleinere Unternehmen, die ihre Produktion schrittweise stärker vernetzen möchten.
Ein Druckauftrag in fünf nachvollziehbaren Schritten
- Die Kundenanfrage wird mit Format, Auflage, Material und gewünschten Leistungen erfasst.
- Eine Kalkulation bildet Maschinenzeiten, Materialverbrauch, Weiterverarbeitung und Fremdleistungen ab.
- Nach der Freigabe werden Druckdaten, Termine und Ressourcen für die Produktion eingeplant.
- Während der Fertigung bleiben Status und relevante Auftragsdaten für die beteiligten Mitarbeiter verfügbar.
- Versand und Abrechnung greifen auf die bereits vorhandenen Informationen des Auftrags zurück.
So entsteht zwar nicht automatisch der perfekte Ablauf, aber eine belastbare Grundlage für mehr Effizienz und weniger manuelle Übergaben.
Diese Funktionen machen einen Printmanager für deine Druckerei nützlich
Ein Printmanager sollte die täglichen Aufgaben einer Druckerei vereinfachen und nicht durch unnötige Komplexität bremsen. Welche Printmanager-Funktionen benötigt werden, hängt von Auftragsstruktur, Produktionsverfahren und Betriebsgröße ab.
Typische Features moderner Druckereisoftware
- Angebots- und Druckkalkulation: Material, Maschinenzeiten, Rüstkosten, Personal und Fremdleistungen fließen in die Preisfindung ein.
- Auftragsverwaltung: Freigegebene Angebote können weiterverarbeitet werden, ohne Daten erneut einzugeben.
- Produktionsplanung: Maschinen, Termine und verfügbare Kapazitäten werden den anstehenden Aufträgen zugeordnet.
- Material- und Lagerverwaltung: Papier, Bedruckstoffe und weitere Materialien bleiben hinsichtlich Bestand und Bedarf im Blick.
- Betriebsdatenerfassung: Zeiten, Mengen und Arbeitsfortschritte aus der Produktion unterstützen die Nachkalkulation.
- CRM und Kundenverwaltung: Kontakte, Vorgänge und Kundenhistorien stehen zentral zur Verfügung.
- Nachkalkulation und Controlling: Soll- und Ist-Kosten können gegenübergestellt werden.
- Schnittstellen und Web-to-Print: Shops, Vorstufe, Versand, Buchhaltung oder Maschinen lassen sich je nach System anbinden.
- Dokumentation und Belege: Jobtickets, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Unterlagen bleiben einem Vorgang zugeordnet.
Der Obility Printmanager ist ein Beispiel für ein System, das MIS-, ERP- und Workflow-Funktionen verbindet. Bei Obility und anderen Lösungen sollte dennoch geprüft werden, welche Module tatsächlich gebraucht werden, wie vorhandene Anwendungen angebunden werden können und welcher Support angeboten wird.
Gute Lösungen verbinden Kalkulation und Produktion ohne unnötige Umwege
Bei der Kalkulation in einer Druckerei muss Software weit mehr als Papierpreis und Auflage berücksichtigen. Maschinenlaufzeiten, Rüstzeiten, Material, Veredelung, Versand und Fremdleistungen beeinflussen die Herstellkosten. Eine Druckerei-Kalkulationssoftware sollte diese Faktoren nachvollziehbar abbilden.
Eine Kalkulationssoftware für die Druckerei kann ausreichen, wenn andere Prozesse bereits gut organisiert sind. Ein Kalkulationsprogramm für die Druckerei erreicht dagegen schneller seine Grenzen, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten oder Ergebnisse anschließend manuell in andere Systeme übertragen werden müssen. Eine professionelle Druckkalkulationssoftware sollte deshalb immer im Zusammenhang mit dem restlichen Workflow betrachtet werden.
Druckereisoftware-Lösungen im Vergleich
| Software | Ausrichtung | Typische Schwerpunkte | Interessant für |
|---|---|---|---|
| Obility PRINTMANAGER | webbasiertes Print-MIS und ERP | Kalkulation, Aufträge, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, BDE und Workflow-Automatisierung | Druckereien mit hohem Integrations- und Automatisierungsbedarf |
| PrintVis | Print-MIS auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central | Kalkulation, Planung, Lager, Rechnungswesen und Reporting | Unternehmen, die Druckereifunktionen mit einer Microsoft-ERP-Umgebung verbinden möchten |
| MultiPress | MIS und ERP für grafische Produktionsbetriebe | CRM, Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Produktion, Logistik und Finanzen | Digital-, Großformat- und klassische Druckbetriebe |
| printplus druck | branchenspezifisches ERP | Kalkulation, Auftragsabwicklung, Materialeinkauf und dynamische Produktionsplanung | Druckereien mit eng verzahnter Kalkulation und Fertigung |
| Keyline | browserbasiertes Print-MIS | Kalkulation, Produktionsplanung, Datenaustausch, Ausschießen, BDE und Logistik | Betriebe mit vielen Integrationen und automatisierten Prozessen |
| Avanti Slingshot | Print-MIS mit umfangreichen Integrationen | Auftragssteuerung, Produktion, Abrechnung, JDF und Anbindung weiterer Systeme | Druck- und Mediendienstleister mit vernetzter Systemlandschaft |
| Prinect Business | MIS für integrierte Druckerei-Workflows | Kalkulation, Kundenprozesse, Planung und Verbindung zur Produktion | Druckereien, die kaufmännische Abläufe eng mit der Fertigung verzahnen möchten |
Eine pauschal beste Lösung gibt es nicht. Wichtiger ist, welche Druckverfahren dein Unternehmen nutzt, welche Maschinen angebunden werden sollen und wie viel Automatisierung sinnvoll ist.
Wer ein Kalkulationsprogramm für die Druckerei kostenlos testen möchte, kann damit grundlegende Anforderungen prüfen. Eine kostenlose Druckkalkulationssoftware reicht für einfache Berechnungen möglicherweise aus, bildet aber nicht automatisch Produktionsplanung, Mehrbenutzerbetrieb oder komplexe Kostenmodelle ab. Eine effiziente Kalkulation braucht vor allem verlässliche Stammdaten.
Auch die weitere Entwicklung sollte berücksichtigt werden. Eine spätere Software-Modernisierung kann aufwendig werden, wenn Erweiterungen oder Schnittstellen fehlen. Open-Source-Software bietet je nach Anwendung zusätzliche technische Freiheit, verlangt häufig aber mehr eigenes Know-how.
Mit maja.cloud bleibt deine Druckerei-Software im Unternehmen flexibel erreichbar
Viele etablierte Fachprogramme laufen unter Windows und müssen deshalb nicht zwangsläufig ersetzt werden, wenn ein Unternehmen flexibler arbeiten möchte. Mit maja.cloud können geeignete Anwendungen zentral bereitgestellt werden, sodass Mitarbeiter im Büro, in der Produktion oder an weiteren Standorten auf dieselbe Umgebung zugreifen können.
Eine Cloud-Plattform kann dabei die technische Basis für einen digitalen Arbeitsplatz schaffen. Benutzerzugänge, Datensicherung und Administration lassen sich zentraler organisieren. Gerade bei gewachsener IT kann dies Teil einer schrittweisen Digitalisierungsstrategie sein, ohne vertraute Software sofort auszutauschen.
SaaS-Lösungen funktionieren anders, weil die Anwendung typischerweise direkt durch den Anbieter betrieben wird. Bei SaaS und Datenschutz müssen deshalb unter anderem Zugriffsrechte, Speicherorte und vertragliche Rahmenbedingungen geprüft werden. Datensicherheit bleibt bei jedem Modell relevant. IT Service Management schafft zusätzlich klare Zuständigkeiten für Betrieb, Änderungen und Störungen.
Fazit: Die passende Software macht deine Druckerei spürbar übersichtlicher
Die beste Druckerei-Software ist nicht automatisch das System mit den meisten Funktionen. Sie sollte zu den Prozessen, Mitarbeitern und technischen Voraussetzungen deines Betriebs passen und Daten von der Kalkulation bis zur Abrechnung möglichst durchgängig nutzbar machen.
Prüfe deshalb zuerst deine tatsächlichen Arbeitsabläufe. Danach lässt sich besser entscheiden, ob ein Kalkulationsprogramm, ein Print-MIS oder eine umfassende ERP-Lösung sinnvoll ist. Wenn mehrere Arbeitsplätze oder Standorte mit derselben Anwendung arbeiten sollen, kann eine zentrale Cloud-Bereitstellung die passende technische Basis schaffen.
Fragen und Antworten (FAQs) zu Druckereisoftware
Welches kostenlose Druckprogramm auf Deutsch eignet sich für den Einstieg?
Das hängt vom Einsatzzweck ab. Für die Gestaltung und Aufbereitung von Druckdaten gibt es kostenlose Programme wie Scribus, während eine kostenlose Druckkalkulationssoftware für kaufmännische Berechnungen gedacht ist. Soll das Programm zusätzlich Aufträge, Produktion oder Material verwalten, musst du prüfen, ob der Funktionsumfang dafür ausreicht.
Wie kann ich Druckdaten selbst richtig erstellen?
Lege Endformat, Beschnitt und Farbmodus entsprechend den Vorgaben der Druckerei fest, verwende ausreichend aufgelöste Bilder und achte auf korrekt eingebettete Schriften. Für die Übergabe eignet sich meist ein druckfähiges PDF, während Sonderfarben, Veredelungen oder ungewöhnliche Formate vorher abgestimmt werden sollten.
Welche Online-Druckerei ist die beste Wahl?
Eine allgemein beste Online-Druckerei gibt es nicht, weil Produkt, Auflage und Qualitätsanspruch sehr unterschiedlich sein können. Neben dem Preis solltest du deshalb Lieferzeiten, verfügbare Materialien, Datenprüfung, Veredelungen, Reklamationsabwicklung und die Zuverlässigkeit bei wiederkehrenden Produktionen vergleichen.
Ist Branchensoftware für Druckereien noch zeitgemäß?
Ja, sofern das System technisch gepflegt wird und moderne Schnittstellen unterstützt. Eine spezialisierte Lösung kann gegenüber allgemeiner Software Vorteile bieten, weil Kalkulation, Produktionsplanung und branchentypische Abläufe bereits berücksichtigt werden und sich dadurch weniger individuelle Anpassungen ergeben können.
Weshalb benötigen Druckereien häufig eine spezielle ERP-Software?
Druckereien kalkulieren mit vielen variablen Faktoren wie Auflage, Papier, Druckverfahren, Maschine, Rüstzeit und Weiterverarbeitung. Eine spezialisierte ERP-Software kann diese Produktionsdaten mit Einkauf, Lager, Kundenverwaltung und Abrechnung verbinden, sodass dieselben Informationen über mehrere Prozessschritte hinweg genutzt werden können.
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