Das Team der maja.cloud ist im Homeoffice– seit 1000 Tagen
Am 27.06.2021 ist es so weit gewesen – ein Meilenstein. Wir feiern unseren 1000. Tag im Homeoffice. Seit dem 01.10.2018 arbeiten wir: „wann, wo und wie wir wollen“ und sind 365 Tage im Jahr für unsere Kunden erreichbar. Besser geht’s nicht, oder? In dieser Zeit haben wir die maja.cloud und weitere nützliche Software höchstpersönlich auf Herz und Nieren geprüft. Das Ergebnis: Wir arbeiten weiterhin von zu Hause, oder von dort, wo wir sein wollen!
Natürlich gab es zu Beginn auch die eine oder andere Herausforderung. Wir mussten zum Beispiel unsere Zusammenarbeit anders gestalten, um die Qualität unserer Arbeit sicherzustellen und das Teamgefühl aufrechtzuerhalten. Doch dafür haben wir Lösungen gefunden, mit denen wir absolut zufrieden sind. Fragst Du Dich, wie das funktioniert? In diesem Artikel möchten wir unsere wichtigsten Erkenntnisse der spannenden Reise mit Dir teilen.
Vielleicht bekommst Du dadurch ebenfalls Lust, die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens für Dein Unternehmen zu testen? Wenn Du Fragen dazu hast, sprich uns einfach an. Wir begleiten Dich gerne auf Deinem Weg der Digitalisierung. Wer könnte besser dafür geeignet sein als ein Unternehmen, das diesen Prozess selber durchlaufen hat? Wir wissen, wovon wir sprechen.
Wie alles begann
Es gab ehrlich gesagt nicht den einen großen Plan, den wir entwickelt und umgesetzt haben. Das dauerhafte Homeoffice war bei uns ein schleichender Prozess. Rückblickend fühlt es sich allerdings so an, als ob uns dieser Schritt vorbestimmt war. Sozusagen die einzig logische Konsequenz aus unserer Arbeit. Wir bieten unseren Kunden durch unsere Cloud Flexibilität und Ortsunabhängigkeit und gehen mit gutem Beispiel voran! Wenn nicht wir, wer dann?
Die Option auf Homeoffice hatten unsere Mitarbeiter schon immer. Die nutzten sie zum Beispiel, wenn sie während der Arbeitszeit private Termine wahrnehmen mussten. Eines Tages baten zwei Mitarbeiter darum, ausschließlich im Homeoffice arbeiten zu dürfen, weil sie der Meinung waren, dort konzentrierter Arbeiten zu können. Da die technischen Voraussetzungen dank unserer maja.cloud dafür gegeben waren, erhielten sie die Möglichkeit. Das Ergebnis war erstaunlich. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter stieg und auch die Arbeitsergebnisse überzeugten. Das sorgte dafür, dass auch die Mitarbeiter, die noch im Büro arbeiteten, immer neugieriger wurden. Sie sahen die Vorteile, die sich für ihre Kollegen ergaben und wollten es selbst ausprobieren.
Da sowieso nicht mehr alle Kollegen im Büro waren, hatte sich die Art der Zusammenarbeit bereits verändert. Also entschieden wir uns, es gemeinsam auszuprobieren. Alle waren einverstanden. Wir hatten nichts zu verlieren und hätten die Entscheidung jederzeit rückgängig machen können. So kam es, dass das gesamte Team inklusive Chef am 01.10.2018 ins Homeoffice ging.
Home-Office, aber richtig!
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Unsere größte Herausforderung: die Kommunikation
Neben der technischen Komponente sind der Austausch und die Zusammenarbeit der Kollegen essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. So auch bei uns. Die Fragen der Zusammenarbeit mussten geklärt werden: Wie halten wir uns auf dem Laufenden? Woher wissen wir, wer sich um ein Ticket kümmert? Woran erkennen wir, dass es unseren Mitarbeitern/Kollegen gut geht?
Für uns stand fest, dass wir keine dauerhafte Videoverbindung wollten, da Videokonferenzen wesentlich anstrengender als persönliche Gespräche sind und der Flexibilität bei der Arbeit eher entgegenstehen. Für bestimmte Meetings sind sie sinnvoll, aber nicht für den Arbeitsalltag. Deshalb entschieden wir uns, über einen Chat zu kommunizieren, der auch zur Dokumentation genutzt wurde.
Die schriftliche Kommunikation funktionierte allerdings nur für den sachlichen Austausch, der zwischenmenschliche Kontakt blieb vollkommen auf der Strecke. Deshalb organisierten unsere Mitarbeiter auf eigne Faust eine Audiokommunikation via TeamSpeak. Das Tool ist jetzt während der gesamten Arbeitszeit eingeschaltet. Es bietet verschiedene Räume, die wir zum Beispiel für einen allgemeinen Austausch, Besprechungen oder als Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten nutzen. Auf diese Weise sind alle Kollegen miteinander verbunden, können mal eben was nachfragen, wenn sie an einer Stelle nicht weiterkommen oder auch einfach kurz miteinander schnacken, wie es in einer Kaffeeküche üblich wäre.
Unsere Lehre daraus: Beziehe deine Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess unbedingt mit ein. Auch wenn es um andere Themen als das Homeoffice geht. Sie wissen am besten, was sie im Arbeitsalltag brauchen, um produktiv zu arbeiten und sich gleichzeitig wohlzufühlen.
Arbeitszeiterfassung ist unerlässlich
Die Dokumentation der Arbeitszeit erfolgt über eine Software zur Zeiterfassung, das funktioniert reibungslos. Eine Herausforderung war allerdings die Einhaltung der Arbeitszeit. Wir hatten keine Sorge, dass unsere Mitarbeiter zu wenig arbeiten, das genaue Gegenteil war der Fall. Zuhause verschwimmen nämlich manchmal die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Weil der Arbeitsweg entfiel, neigten einige Mitarbeiter dazu, „nochmal schnell was fertig zu machen“. Oder „Abends nochmal eben zu gucken, ob ein Update geklappt hat.“
Das ist einerseits eine schöne Bestätigung, doch es ist wichtig, dass Überstunden nicht aus dem Ruder laufen. Mittlerweile klappt es besser, weil alle Mitarbeiter sensibilisiert sind und gegenseitig aufeinander achten. Es entstehen zwar immer noch Überstunden, doch wir bauen sie mittlerweile auch zeitnah wieder ab.
Die tägliche Zusammenarbeit funktioniert reibungslos. Unsere Mitarbeiter sind sogar produktiver, weil sie ihr Arbeitsumfeld individuell gestalten können. Doch auch der persönliche Austausch hat Vorteile, die wir nicht missen möchten. Deshalb treffen wir uns ca. alle 6 Wochen in einem Restaurant: essen gemeinsam, lachen und tauschen uns aus. Im Anschluss nutzen wir die Zeit auch beruflich: für Feedbacks, Ideenaustausch und Weiterentwicklung unseres Angebotes.
Nach etwa eineinhalb Jahren haben wir unser Büro übrigens gekündigt. Haben wir das bereut? Auf keinen Fall! Von der Homeoffice-Regelung profitieren unsere Mitarbeiter, unsere Kunden und das Unternehmen. Und wenn doch mal ein Kunde ein persönliches Gespräch wünscht, fahren wir entweder zu ihm oder mieten einen Gesprächsraum. Alles ist möglich.
Ausbildung und Personalsuche– beides funktioniert besser als zuvor
Als wir die Entscheidung trafen, ins Homeoffice zu gehen, war auch unser damaliger Auszubildender dafür. Uns war klar, dass die Ausbildung auf Distanz eine besondere Herausforderung darstellt, doch auch hier erwies sich der TeamSpeak als besonders hilfreich. Ausbilder und Kollegen waren plötzlich viel besser erreichbar. Fahrzeiten zu Kundenterminen können wir jetzt auch sinnvoll für Gespräche nutzen. Die Qualität der Ausbildung und die Zufriedenheit haben sich verbessert.
Ein weiterer Vorteil der neuen Flexibilität wurde uns bewusst, als wir unser Team verstärken wollten. Wir waren plötzlich nicht mehr darauf angewiesen, Bewerber in der Region Hannover zu finden. Das ist ein absoluter Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels! Dank Videokonferenzen sind Vorstellungsgespräche auf Distanz einfach und bequem möglich.
Unser neuer Mitarbeiter wohnt übrigens in NRW. Was glaubst du, wie begeistert er war, als er hörte, dass er nicht wegen des Jobs umziehen muss, sondern in seinem persönlichen Umfeld bleiben kann. Durch TeamSpeak fühlte er sich bereits mit den Kollegen verbunden, bevor er sie zum ersten Mal traf.
Vorteile für unsere Kunden
Wir bieten unseren Kunden mit der maja.cloud ein digitales Produkt, das es datenschutzkonform ermöglicht, unabhängig vom Ort und vom Endgerät auf alle Daten und Programme zugreifen zu können, die für die Arbeit benötigt werden. Wir haben es selbst getestet und der Erfolg spricht für sich: Unternehmenswachstum, zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden.
Möchtest du es auch probieren? Fordere gerne deine kostenlose Erstberatung bei uns an. Wir kennen die Herausforderungen des Alltags. Wissen, worauf es ankommt. Wir haben dazugelernt, unser Produkt weiterentwickelt und verbessern es kontinuierlich. Natürlich sind unsere Erfahrungen nicht 1 zu 1 auf jedes Unternehmen übertragbar. Doch wir kennen die Theorie und die Praxis und nutzen dieses Wissen für die Bedarfsanalyse bei unseren Kunden. Wir schlagen individuell geeignete Tools vor, die Abläufe automatisieren, organisieren und die Zusammenarbeit verbessern. Gerne schulen wir auch deine Mitarbeiter, damit sie die Software optimal nutzen können. Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme.
