Frau hÀlt ein Dokument in der Hand

Frau arbeitet mit digitalen Dokumenten

Jeder Workflow in einem grĂ¶ĂŸeren Unternehmen benötigt zahlreiche Dokumente, PDF-Dateien oder SchriftstĂŒcke in elektronischer Form. Obwohl AblĂ€ufe dank der fortgeschrittenen Digitalisierung ĂŒberwiegend papierlos geworden sind, gehören digitale Dokumente zur tĂ€glichen Arbeit.

Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist Gold wert. Besonders beim Zugriff aus verschiedenen Abteilungen, die neue Versionen und Updates sowie Post in elektronischer Form bestimmten Ablagezielen zuordnen, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) praktisch und notwendig zugleich. Einfache Ordnerstrukturen, klare Systematik, zeitsparende Workflows: Warum Unternehmen auf diese effiziente Software-Lösung fĂŒr interne GeschĂ€ftsprozesse nicht verzichten sollten, erklĂ€ren wir Dir im Detail.

Was ist unter Dokumentenmanagemensystem zu verstehen?

Unter DMS versteht man allgemein ein Dokumentenmanagementsystem fĂŒr digitale Dokumente. Es umfasst die Archivierung, Verwaltung und Bearbeitung sĂ€mtlicher SchriftstĂŒcke, die in einem Unternehmen eingehen. Ob Rechnungen, GeschĂ€ftsbriefe, E-Mails oder VertrĂ€ge: Im DMS werden die Papiere erfasst und in einer ordnungsgemĂ€ĂŸen Ablagesystematik aufbewahrt.

Oft herrscht der Trugschluss vor, dass ein DMS selbst etabliert werden kann. Durch das Scannen und Archivieren von Dokumenten, die auf dem eigenen Fileserver organisiert werden, ist dies bis zu einem gewissen Grad auch möglich. Je mehr Dokumente und Mitarbeiter zuarbeiten, umso grĂ¶ĂŸer wird die Gefahr, dass das einst sichere System zum großen Durcheinander gerĂ€t. Falsche Dateibenennungen, inkonsequente Speicherorte oder Dopplungen fĂŒhren auf lange Sicht zu einem Datenchaos im Management, bei dem kein Kollege mehr den Durchblick behĂ€lt.

Die Ablagesystematik, welches jedes Unternehmen fĂŒr sich individuell auswĂ€hlt, spielt eine entscheidende Rolle. Moderne Dokumentenmanagementsysteme verfolgen einen klaren Prozess, der sich etabliert hat: Nach dem Erfassen des Dokuments werden die Informationen im Hintergrund verarbeitet. Meta-Daten werden angelegt, eine einzigartige Dokumenten-ID vergeben und im zuvor definierten Ablageort gespeichert.

DMS wird in den meisten FÀllen als Software auf lokalen Rechnern angeboten. Aufgrund der mobilen Arbeitsweise und einer agilen IT-Infrastruktur passen sich immer mehr Cloud-Lösungen den Ad-hoc-Workflows an, die einen ortsunabhÀngigen Zugriff erlauben.

Welche Vorteile bringt mir ein Dokumentenmanagementsystem?

Zeitsparend, automatisch, digital: Das Dokumentenmanagement ist mehr als nur effizientes Arbeiten. Das System hilft auf ĂŒbersichtliche Weise, Dateien fĂŒr jeden Kollegen auffindbar zu machen. Langes Suchen auf Servern oder in Ordnerstrukturen entfĂ€llt, wodurch der Workflow gesichert und Informationen transparent bleiben.

Zusammengefasst bietet das Dokumentenmanagement eine Menge an echten Vorteilen:

  • ein standardisierter Verwaltungsprozess fĂŒr Mitarbeiter im Unternehmen
  • Speicherung von sĂ€mtlichen Dokumenten und unkomplizierte Auffindbarkeit
  • Sortierungen und Filteroptionen, die sich auf sĂ€mtliche Dokumente anwenden lassen und nach Datum, Kunde oder Projekten Ergebnisse filtern
  • globaler Zugriff von jedem GerĂ€t
  • DMS als Bestandteil von wiederkehrenden Aufgaben nutzen
  • vereinfachte Recherche oder als Weiterentwicklung einer internen Knowledge Base nutzbar

Die Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems sind vielfÀltig. Unternehmen profitieren dabei von einer transparenten Basis und geben jedem Mitarbeiter die Chance, notwendige Daten mit wenigen Klicks abzurufen. Wissen teilen, gemeinsam vom Erfolg partizipieren.

Unsere DMS-Anbieter

Zusammen mit unseren Partnern bieten wir verschiedene DMS-Software Lösungen an, die sich Deinen Anforderungen und Prozessen anpassen. Setze auf Deine individuelle Lösung fĂŒr Microsoft- oder Apple-Produkte und schenke Deinem Unternehmen ein nachhaltiges Tool fĂŒr saubere Ordner- und Dateistrukturen.

Im Folgenden möchten wir Dir unsere drei Partner und deren wichtigsten Funktionen in der Übersicht vorstellen, die mit unterschiedlichen Grundlagen diverse Anforderungen                                                             bedienen.

Hyland Software

Hyland Software bietet mit OnBase ein Enterprise-Content-Management-System, mit dem sich Inhalte, Transaktionen, Prozesse und Workflows organisieren lassen. Das ECM System fĂŒhrt einzelne AblĂ€ufe auf einem Tool zusammen und sichert Dir damit mehr Zeit fĂŒr andere Aufgaben.

Basierend auf einer einzigen Datenbank, hast Du alle Dokumente im DMS immer zur Hand. Die moderne und aktuelle End-to-End-Architektur setzt einen neuen Meilenstein fĂŒr die Branche und sorgt mit innovativer Technologie fĂŒr sicheren Schutz Deiner Daten und Dokumente. Weitere Highlights des DMS von Hyland Software sind Kundenabfragen in Echtzeit, digitale Formulare fĂŒr Externe oder Einsparung von Druck- und Versandkosten.

FlexKontor GmbH

Mit FLEXKONTORarchiv und FLEXKONTORlite bietet das Unternehmen zwei Varianten eines Systems fĂŒr unterschiedliche AnsprĂŒche. Beide Tools setzen auf ein vielfĂ€ltiges Funktionsportfolio, das von der automatischen Ablage nach dem Scannen, einer sinnvollen Struktur bis zur uneingeschrĂ€nkten Nutzung von PDF-Dateien reicht. Alle Dokumente werden im Dateisystem verwahrt, was den lokalen Abruf, im Netzwerk oder ĂŒber die cloud-basierte Anwendung vereinfacht. Durch die Einbindung bekannter Standardprogramme sind Mitarbeitern die Grundfunktionen des Tools gelĂ€ufig.

Entscheide Dich fĂŒr die Option FLEXKONTORlite und sichere Dir die Anwendungen JFXArchivLite und JFXArchivSearcher.

FLEXKONTORarchiv bietet Deinem Unternehmen mit JFlexKontor, JFXArchivLite und JFXArchivSearcher das ganze Leistungspaket eines DMS. Dein Vorteil: Je nach Berufsgruppe und Branche wird das digitale Ordnungssystem im Vorfeld den branchenbedingten Vorgaben angepasst.

Starke-DMS

Ein skalierbares DMS-System mit individueller Optimierung fĂŒr alle Kunden verspricht die Software von Starke-DMS. Ob mobil abrufbar oder ĂŒber das lokale IT-Netzwerk: Die Entwickler aus Kassel setzen mit ihrer Software auf alle Vorteile, die ein DMS auszeichnet.

Dabei verspricht Starke-DMS trotz individueller Anpassungen und kundenspezifischer Feinheiten eine einfache Usability in GeschÀftsprozessen, die das Automatisieren von Prozessen und die QualitÀtssteigerung gewÀhrleisten. Zudem lassen sich E-Mail-Archivierung, ERP-System oder On-Premises-Lösungen in bestehende Unternehmens-IT als Add-on integrieren.

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FAQ - HĂ€ufig gestellte Fragen

Noch Fragen zur Software oder Informationen zum Dokumentenmanagementsystem benötigt? Unsere Antworten zu den hÀufig gestellten Fragen helfen weiter.

Es gibt fĂŒnf Hauptmerkmale, die ein gutes DMS in jedem Fall bieten sollte. Dazu gehören:

  •  ein digitales Archiv, welches einen zuverlĂ€ssigen Zugriff bietet
  •  einen mobilen Zugriff, um von unterwegs oder ĂŒber die lokalen Server zugreifen zu können
  •  vollautomatisierte Workflows und Prozesse
  • automatische Kopien bestehender Dokumente, sobald VerĂ€nderungen in der Originaldatei vorgenommen wurden
  • Vereinfachung von Arbeitsschritten im Management

Je nach Unternehmen und Anforderungsprofil kann das DMS noch weitere Zusatzfunktionen beinhalten. Diese fĂŒnf Merkmale zeichnen jedoch grundlegend ein solides und gutes Dokumentenmanagementsystem aus. Achte bei der Suche nach einem geeigneten DMS darauf, dass Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung fĂŒr alle Nutzer einfach und verstĂ€ndlich sind. Komplizierte UserfĂŒhrungen erschweren im Zweifel die Arbeit mit dem DMS.

Das Prinzip eines guten DMS-Systems folgt einem klaren Ablauf. Nach dem Scan der Dokumente erhalten die Dateien automatisch eine unique (=eindeutige) Zugehörigkeitsnummer. Durch die Vergabe der einzigartigen Dateinamen ist eine Kopie oder Ablage eines Duplikats ausgeschlossen. Eine definierte Zuordnung weist das Dokument an die richtige Ablagestelle, wo es fĂŒr Mitarbeiter und Kollegen einsehbar und editierbar ist. Um BearbeitungsvorgĂ€nge zu verfolgen und Originale zu sichern, wird im Hintergrund stets eine Kopie abgelegt. Auf diese Weise bleibt das Original zu jedem Zeitpunkt erhalten.

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