Wer Dokumente heute noch nach alten Methoden verwaltet und archiviert, verschenkt unter Umständen viel Zeit, welche für wichtigere Dinge verwendet werden könnte. Viele scheuen sich davor, ein digitales System einzusetzen, weil sie einen hohen Aufwand bei der Umstellung fürchten. Dabei können Lösungen wie AFS Software und ecoDMS Cloud viele Prozesse bezüglich der Dokumentenverwaltung, welche früher aufwändig manuell durchgeführt werden mussten, automatisieren.
Nachfolgend gehen wir auf die revisionskonforme Archivierung von Dokumenten in der DMS Ecodms, die Zugriffsmöglichkeiten über ein Smartphone sowie Software-Optionen in der Cloud ein. Weiterhin zeigen wir auf, warum die Dokumentenarchivierung mit der ecoDMS Cloud so effizient ist und welche Sicherheitsmaßnahmen integriert wurden. Am Ende ziehen wir ein Fazit und beantworten einige Fragen zu diesem Thema.
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Revisionskonforme Archivierung in der ecoDMS Cloud
Wer digitale Dokumente nach gesetzlichen Normen und Vorgaben aufbewahren möchte, benötigt ein Archivierungssystem, welches eine revisionskonforme Archivierung unterstützt. Das DMS ecoDMS stellt eine solche Plattform dar und ist aufgrund ihrer einfachen Bedienbarkeit für viele Unternehmen die erste Wahl.
Die ecoDMS erfüllt die recht strengen Compliance-Anforderungen mithilfe von speziellen Technologien und Funktionen, welche entwickelt wurden, um die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Unveränderbarkeit der Daten zu gewährleisten. An erster Stelle steht hierbei die verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung. Aber auch Zugriffsprotokolle und die Möglichkeit, individuelle Berechtigungen festzulegen, stellen sicher, dass die strengen Anforderungen der revisionskonformen Archivierung erfüllt werden.
Zugriff auf die ecoDMS Cloud über das Smartphone
Die Dokumentenverwaltung sowie digitale Archivierung in der ecoDMS Cloud ist nicht nur via Microsoft- oder Linux Computer oder Laptop, sondern auch mit dem Smartphone oder einem Tablet möglich. Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen, was vor allem für jene gilt, die unterwegs sind und die Möglichkeit benötigen, jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen zu müssen. So lassen sich auf die Schnelle wichtige Dokumente überprüfen, bearbeiten oder mit Kollegen teilen. Insgesamt wird so die Produktivität eines Unternehmens gesteigert und die Zusammenarbeit im Team enorm vereinfacht.
Die ecoDMS-App für mobile Endgeräte verfügt über eine Vielzahl an praktischen Funktionen zur mobilen Dokumentenverwaltung und -archivierung. Die wohl wichtigste Funktion ist die schnelle Dokumentensuche, bei der Dokumente mittels Schlagwörtern und Indizes auffindbar sind. Weiterhin lassen sich Dokumente mit dem Handy scannen und direkt in die Cloud hochladen und Push-Benachrichtigungen an andere Nutzer senden, um etwa über wichtige Änderungen zu informieren. Um die Sicherheit der Daten bei Nutzung der Smartphone-App zu gewährleisten, wurden Maßnahmen, wie etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Verschlüsselung der Datenübertragung, implementiert.
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Software-Lösungen in der ecoDMS Cloud
In der ecoDMS Cloud eröffnen sich dem Nutzer zahlreiche Software-Lösungen, welche darauf ausgerichtet sind, das Dokumentenmanagement zu optimieren. So gibt es etwa Lösungen für die automatische Dokumentenerkennung und -klassifizierung sowie umfangreiche Such- und Filteroptionen zum schnellen Auffinden von Dokumenten. Ebenso wird die digitale Signatur von der ecoDMS Cloud unterstützt, was die Bearbeitung von Verträgen und ähnlichen Dokumenten vereinfacht.
Ein großer Vorteil der ecoDMS Cloud ist der Umstand, dass sich in ihr zahlreiche Software-Lösungen, wie etwa Libreoffice und Openoffice, aber auch komplexe Programme, wie das JTL Warenwirtschaftssystem, integrieren lassen. So lassen sich verschiedene Geschäftsfelder miteinander verbinden, was zu effizienteren Arbeitsabläufen im Unternehmen führen kann. Anbindbar sind etwa CRM- und ERP-Systeme sowie auch individuelle Lösungen, welche mittels einer API in die ecoDMS Cloud eingebunden werden können.
Effiziente Archivierung mit ecoDMS Cloud
Die Vorteile der ecoDMS Cloud stechen vor allem dann hervor, wenn man einen Vergleich mit traditionellen Methoden der Dokumentenverwaltung anstellt. Die Sortierung und das Wiederfinden von Dokumenten nehmen bei der traditionellen Verwaltung von Dokumenten relativ viel Zeit in Anspruch und es können sich Fehler einschleichen. Außerdem können physische Dokumente verloren oder gar gestohlen werden. Nachfolgend zeigen wir vier Funktionen der ecoDMS Cloud auf, welche deutlich machen, warum diese Lösung gegenüber traditionellen Methoden überlegen ist:
Automatische Dokumentenerkennung und -klassifizierung
Die automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten stellt die Kernfunktion der ecoDMS Cloud dar. Dank dieser Funktion kannst Du einfach Dokumente scannen und diese werden vollautomatisch erkannt, auf den ecoDMS Cloud Server hochgeladen sowie nach vordefinierten Kriterien entsprechend richtig sortiert. Dieser Vorgang spart viel Zeit im Vergleich zu traditionellen Methoden.
Volltextsuche
Eine weitere wichtige Funktion der ecoDMS Cloud ist die Volltextsuche im Cloud Archiv, welche das schnelle Auffinden jeglicher Dokumente ermöglicht. Da der vollständige Text der Dokumente berücksichtigt wird, lassen sich auch sehr spezielle Dokumente flott aufstöbern. Dieses Feature kann im Office enorm viel Zeit sparen und erfreut sich daher großer Beliebtheit.
Sicherheitsfunktionen
Da sich in der ecoDMS Cloud in der Regel sensible Daten befinden, wurden effektive Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Dazu gehören etwa eine verschlüsselte Datenübertragung, das Protokollieren von Benutzeraktivitäten und ein regelmäßiges Backup bzw. eine Cloud-Archivierung.
Integration anderer Anwendungen
Die Funktionalität der ecoDMS Cloud lässt sich durch das Integrieren anderer Anwendungen im Cloud Server, wie etwa ERP-Systeme oder einer Rechtsanwaltssoftware Cloud, optimieren.
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Dokumente sicher verwalten in der ecoDMS Cloud
Die Sicherheit von Dokumenten gehört zu den zentralen Aspekten der ecoDMS Cloud. Diese wird durch moderne Technologien gewährleistet, welche einen hohen Schutz der gespeicherten Daten bieten und DSGVO-konform sind. Dateien werden beim Hochladen in das Netzwerk und beim Archivieren vor dem Zugriff Dritter geschützt. Zudem sorgt ein umfassendes Berechtigungssystem dafür, dass nur berechtigte Personen auf spezifische Dokumente zugreifen dürfen. Zu den weiteren Sicherheitsmaßnahmen gehören eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und Authentifizierungsprotokolle.
Auch der Dokumentenschutz ist in der ecoDMS Cloud gewährleistet. Dokumentationen zeigen auf, wer auf Dokumente und Module zugegriffen hat, welche Änderungen an ihnen durchgeführt wurden und wer sie gelöscht hat. Backups können dafür sorgen, dass Daten weder bei technischen Störungen noch bei Katastrophen, verlorengehen können.
Fazit: Die Bedeutung der ecoDMS Cloud für moderne Unternehmen
Die ecoDMS Cloud und insbesondere das ecoDMS ONE Komplettpaket sind beliebte Ressourcen für moderne Unternehmen, um Zeit sparen und Arbeitsabläufe effektiver gestalten zu können. Sie bietet eine umfassende Palette an Funktionen rund um die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, während Sicherheit und Compliance gewährleistet werden. Insbesondere die automatische Dokumentenerkennung und -sortierung, aber auch die fortschrittlichen Suchfunktionen sind nur zwei von zahlreichen Tools, welche zeitaufwändige manuelle Prozesse überflüssig machen.
In der heutigen Zeit, in der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen quasi unumgänglich ist, stellt die ecoDMS Cloud eine zukunftsträchtige Lösung dar, welche Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Effektivität zu steigern. Die Erfahrungen, welche Unternehmen mit dem System gewinnen, sind durchweg positiv. Falls Du daran interessiert bist, das System in Deinem Unternehmen einzusetzen, melde Dich bei uns und wir erstellen Dir ein umfassendes, auf Dich zugeschnittenes Informationspaket!
