Es gibt sie leider immer wieder: Kunden, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder Produkte kaufen und es dann mit der Bezahlung der Rechnung nicht ganz so genau nehmen. Die Gründe dafür können vielseitig sein: Rechnung übersehen, vergessen zu bezahlen, es ist gerade nicht genug Geld auf dem Konto oder Zahlungsziele werden bewusst ausgereizt. Das sind nur die gängigsten Beispiele, es gibt wahrscheinlich noch viele andere Gründe dafür, warum du auf dein Geld warten musst. Aber die Gründe sind doch eigentlich auch egal, oder? Dein Kunde hat einen Auftrag bei dir platziert, du hast geliefert und jetzt folgt der Abschluss. Bleibt die Zahlung aus, ist das nicht nur ärgerlich für dich. Es verursacht zusätzlichen Aufwand und es mindert deine Liquidität. In diesem Beitrag erfährst du, warum ein professionelles Mahnwesen wichtig für dein Unternehmen ist, welche Rahmenbedingungen für Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen gelten und welche Gründe dafür sprechen, das Mahnwesen an einen externen Partner abzugeben. Und wir stellen dir unseren Kooperationspartner https://wirmahnenfuerdich.de vor – der diese Aufgaben für dich völlig kostenfrei übernimmt.
Viele Unternehmen mahnen nicht oder zu spät
Bei Einzelunternehmern, kleinen und mittelständischen Betrieben steht das Schreiben von Zahlungserinnerungen nicht unbedingt auf der Tagesordnung. Das liegt allerdings nicht daran, weil alle Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Ganz im Gegenteil. Außenstände sind ein häufiger Grund dafür, dass kleine Betriebe selbst in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Sie haben keine ausreichenden Rücklagen, um langfristig in Vorleistung zu treten. Die Kosten für Miete, Personal, Material etc. laufen ja weiter und auch die Sozialversicherungsabgaben sind fällig und Steuern müssen gezahlt werden. Denn gerade das Finanzamt ist nicht für sein lockeres Mahnwesen bekannt.
Mahnungen stehen bei kleinen Betrieben nicht auf der Tagesordnung, weil sie das Schreiben einer Mahnung hinauszögern. Einerseits liegt das daran, weil es ihnen unangenehm ist und sie die Beziehung zu ihrem Kunden nicht belasten möchten. Auch wenn das eigentlich genau die falsche Betrachtungsweise ist. Deinem Kunden sollte es unangenehm sein, dass er seine Rechnung nicht bezahlt – nicht andersherum. Andererseits wissen viele häufig gar nicht, wie die richtigen Formulierungen für Zahlungserinnerungen aussehen. Sie haben dafür keine Vorlagen, Muster und auch keine Erfahrungswerte. Und genau aus dem Grund ist WirMahnenFuerDich.de entstanden. Sie möchten kleinen Betrieben dabei helfen, ihr Mahnwesen auf professionelle Beine zu stellen. Denn wer nicht mahnt – egal aus welchem Grund – schwächt sein Unternehmen.
Du solltest also bei jeder offenen Rechnung, bei der das Zahlungsziel verstrichen ist, damit beginnen, deinen Kunden eine Erinnerung zukommen zu lassen. Ob du es nun Zahlungserinnerung oder Mahnung nennst, ist im Prinzip egal. Beides erfüllt die gleiche Funktion. Hauptsache, du fängst an, deine Kunden zu erinnern. Da einige Banken noch ein bis zwei Werktage brauchen, um Überweisungen zu buchen, solltest du diese Frist verstreichen lassen, bis du eine Zahlungserinnerung schickst. Dadurch verhinderst du unnötige Arbeit, sollte die Überweisung am letzten Tag getätigt worden sein.
Offene Rechnungen sind schlecht für deine Liquidität
Wenn du deine Rechnungen schreibst, formulierst du in der Regel ein Zahlungsziel, bis wann die Rechnung beglichen werden soll. Das tust du wahrscheinlich, damit du weiter mit den finanziellen Ressourcen deiner Firma planen kannst, oder? Lässt du das Zahlungsziel kommentarlos verstreichen, signalisierst du deinen Kunden, dass du es damit gar nicht so ernst gemeint hast. Und schon wandern deine Rechnungen auf den Stapel der Dinge, die später erledigt werden können. Betriebe mit schlechter Zahlungsmoral wittern ihre Chance, um sich einen finanziellen Vorteil zu verschaffen, denn eigentlich gibst du ihnen durch dein Verhalten einen zinslosen Kredit. Ist das wirklich dein Ziel, oder versuchst du nur eine unliebsame Aufgabe zu vermeiden? Dann wäre ein externer Partner, der Zahlungserinnerungen und Mahnungen für dich schreibt und in deinem Auftrag an deine Kunden verschickt doch die perfekte Lösung, oder?
Vorteile, wenn du dein Mahnwesen an WirMahnenFuerDich übergibst
- Der Service ist für dich kostenfrei
- Du gehst keine Verpflichtung ein
- Deine Buchhaltung wird entlastet
- Du verbesserst deine Liquidität
Sollten im Laufe des Verfahrens Mahngebühren entstehen, muss dein Kunde sie bezahlen. Du musst dir allerdings keine Sorgen darüber machen, dass dein Kunde dabei über den Tisch gezogen wird. Das Ziel von WirMahnenFuerDich.de ist, dich zu unterstützen. Sie wollen, dass du das Geld bekommst, das dir zusteht. Und sie möchten ebenfalls, dass du weiterhin vertrauensvoll mit deinem Kunden zusammenarbeiten kannst – sofern du das möchtest. Denn dauerhaft säumige Kunden gehören wahrscheinlich nicht zu deinen Traumkunden, oder? Zur Höhe der Mahngebühren gibt es gesetzliche Regelungen und daran halten sie sich.
Wenn du dich dazu entscheidest WirMahnenFuerDich.de zu beauftragen, kannst du die Zusammenarbeit auch ganz unkompliziert wieder beenden. Und zwar zu jedem Zeitpunkt. Du gehst keine vertragliche Verpflichtung ein. Auch bei Beendigung der Beauftragung entstehen keine Kosten für dich und du musst deine Entscheidung nicht begründen.
WirMahnenFuerDich.de nimmt in deinem Auftrag freundlich Kontakt zu deinem säumigen Kunden auf und übernimmt den gesamten Schriftverkehr, der per E-Mail durchgeführt wird. Du brauchst keine Muster oder Vorlagen für eine Zahlungserinnerung erstellen oder im Internet zu recherchieren. Du brauchst auch keine Fristen überprüfen oder Zahlungsziele definieren.
Ein professionelles Mahnwesen führt in der Regel dazu, dass der offene Betrag schneller beglichen wird. Das liegt daran, weil keine unnötige Zeit verstreicht und weil dein Kunde sieht, dass er mit einem bewussten Zahlungsverzug bei dir nicht durchkommt. Ein externer Partner hilft dabei oft, das die Erinnerung erster genommen wird und die Zahlung schneller erfolgt.
Ein externes Mahnwesen überzeugt durch Professionalität
Wie bereits beschrieben, ist gar nicht zu mahnen der falsche Weg. Doch auch ein halbherziges Mahnwesen, das formlos so nebenbei erledigt wird, birgt Risiken. Denn dein Kunde erkennt, dass du es nicht so richtig ernst meinst, und zwar ganz besonders, wenn er es darauf anlegt, zu spät zu zahlen oder selbst nicht kann. Eine erste vorsichtige E-Mail mit der Nachfrage, ob die Rechnung angekommen sei, sieht nicht nach einer selbstbewussten Zahlungserinnerung aus, oder? Wenn du es selber machen willst, brauchst du eine Vorlage, die sicherstellt, dass deine Zahlungserinnerung oder Mahnung alle relevanten Informationen erhält. Wenn du mit einem Muster arbeitest, brauchst du auch nicht jedes Mal wieder neu überlegen, was du schreiben sollst. Auch gesetzte Zahlungsziele sollten überwacht werden und auf verstrichene Fristen musst du reagieren. Das bedeutet einen erheblichen zusätzlichen Aufwand für dich oder deine Buchhaltung. Da kann es auch schon mal passieren, dass Emotionen ins Spiel kommen. Du bist verärgert, dass dein Kunde nicht zahlt und genau das ist es, was am Ende die Kundenbeziehung belastet – nicht die Mahnung.
Ein externer Partner im Mahnwesen hat die Vorteile, dass er einerseits gut organisiert arbeitet, weil er sich darauf spezialisiert hat. Und andererseits steht er in keiner persönlichen Beziehung zum Schuldner. Das nimmt Spannungen raus und macht Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu einem rein buchhalterischen Vorgang – zu einem Standardprozess.
Diese Aufgaben übernimmt WirMahnenFuerDich.de
Die Dienstleistung ist professionell und standardisiert mit einer freundlichen Ansprache und höflichen Formulierungen. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden ausschließlich schriftlich per E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet, die du als Kontakt nennst. Der Schriftverkehr kann dadurch lückenlos belegt werden. Sie verwenden Vorlagen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die alle erforderlichen Informationen enthalten. Es gibt einen Bezug zur offenen Rechnung. Auch der Hinweis erfolgt, dass der fällige Betrag bisher nicht beglichen wurde. Zusätzlich wird dem säumigen Zahler ein neues Zahlungsziel genannt. Das Mahnverfahren erfolgt in 3 Stufen:
- Freundliche Zahlungserinnerung mit Hinweis auf neues Zahlungsziel und Ankündigung von Mahngebühren
- Verstreicht das Zahlungsziel erfolgt, nach Rücksprache mit Dir, eine kaufmännische Mahnung mit einem letzten Zahlungsziel und Hinweis darauf, dass als nächste Maßnahme ein Inkassoverfahren eingeleitet wird, durch das weitere Kosten für den Schuldner entstehen
- Bleibt die Zahlung weiterhin aus, wird nach Rücksprache mit Dir, ein Inkassoverfahren eingeleitet
Das ist der Standardprozess, der abläuft, wenn du ihn nicht zwischendurch abbrichst. Du hast jederzeit ohne Angabe von Gründen bei jedem Schritt die Möglichkeit, den Prozess zu stoppen. Du gehst also keinerlei Risiko ein. Es kann ja zum Beispiel sein, dass du mit deinem Schuldner einen Ratenplan ausarbeiten möchtest. Deine Entscheidung. Du hast jederzeit freie Hand und kannst in deinem Interesse handeln.
Erste Mahnung, zweite Mahnung, dritte Mahnung – wie viele müssen es wirklich sein?
Wer im Internet recherchiert, um zum Beispiel nach einer Vorlage oder einem Muster für Mahnschreiben zu suchen, stößt häufig auf Checklisten, die insgesamt drei Mahnungen vorsehen, bis ein Inkassoverfahren eingeleitet wird. Doch das ist keine Vorschrift des Bürgerlichen Gesetzbuches zum Verzug des Schuldners. Bereits eine Mahnung genügt. Und diese kann theoretisch auch mündlich erfolgen. Doch da der Gläubiger im Zweifel belegen muss, dass er dem Schuldner eine Mahnung zukommen lassen hat, empfiehlt sich die schriftliche Form.
Doch warum hat es sich eingebürgert, drei Mahnungen zu schreiben? Wie im oberen Abschnitt beschrieben, ist Zeit Geld. Warum also unnötig lange auf die Zahlung warten? Weil du freundlich sein willst? Weil du die Beziehung zu deinem Kunden nicht gefährden willst? Weil es sich so gehört?
Das Mahnwesen ist nicht dazu gedacht, um Kundenbeziehungen zu pflegen. Das Zahlungsziel ist eine verbindliche Forderung nach erfolgter Leistungserbringung. Verstreicht die Frist, sollte eine freundliche Zahlungserinnerung folgen. Diejenigen, die tatsächlich aus Versehen eine Rechnung nicht bezahlt haben oder denen sie tatsächlich nicht zugestellt wurde, werden daraufhin die Rechnung begleichen. Passiert auch dann nichts, steckt wohl eher Vorsatz dahinter. Möchtest du das dann auch noch mit einer weiteren, einer dritten Mahnung belohnen?
So funktioniert die Beauftragung von WirMahnenFuerDich.de
Bist du neugierig geworden und fragst dich nun, wie du den Service nutzen kannst? Besuche einfach die Website unter: https://wirmahnenfuerdich.de. Dort kannst du dich weiter über ihr Angebot informieren und eventuelle offene Fragen klären. Für die Beauftragung gibt es ein Onlineformular, in das du deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer eintragen musst. Dadurch gibst du dich als seriöser Auftragnehmer zu erkennen. Danach kannst du direkt die offene Rechnung hochladen, um die sie sich kümmern sollen. Ganz wichtig: Das Angebot ist selbstverständlich DSGVO-konform. Die Datenschutzerklärung findest du auf der Webseite. Und schon werden sie für dich aktiv und kümmern sich um deine Forderung.
