Natürlich lässt sich eine Software für Vertragsmanagement auch auf einem normalen PC im Office installieren. Nur würde man sich dann die zahlreichen Vorteile der Implementierung einer Contract Management Software in der Cloud entgehen lassen. Aber wie kann eine Cloud-basierte Vertragsmanagement Software die Verwaltung von Verträgen vereinfachen? Auf diese Frage gehen wir im folgenden Artikel ein. Außerdem erfährst Du u. a. ob eine digitale Unterschrift auf einem Vertrag bindend ist, wie eine solche Lösung in der Praxis tatsächlich verwendet wird und wie Unternehmen vom Vertragsmanagement in der Cloud profitieren können. Am Ende ziehen wir ein Fazit und beantworten einige Fragen, welche häufig zu diesem praktischen Service gestellt werden.
Digitales Vertragsmanagement in der Cloud: Mehr als nur eine digitale Ablage
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Das digitale Vertragsmanagement ist ein moderner Ansatz zum Verwalten von Verträgen und eine gängige Lösung in vielen Unternehmen. Dabei geht es um viel mehr als darum, Verträge einfach nur digital abzulegen. Bei der Nutzung eines guten deutschen Cloud-Anbieters kann man sich sicher sein, dass alle Verträge sicher und datenschutzkonform gespeichert sowie schnell und unkompliziert aufgerufen werden können. Aufgrund der zentralen Speicherung wird die Vertragsverwaltung selbst bei sehr vielen Verträgen zu einem Kinderspiel.
In der Cloud sind auch Automatisierungen möglich, welche den Workflow erheblich verkürzen können. Dazu gehören Aufgaben wie etwa ein Vertragsentwurf oder die Erinnerung an bestimmte Fristen. Durch bestimmte Schnittstellen ist auch eine hervorragende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens möglich sowie der Einsatz von vielseitigen Anwendungen, wie zum Beispiel Sharepoint online. Alle Beteiligten können in Echtzeit auf die nötigen Vertragsinformationen zugreifen, was eine erhebliche Erleichterung der täglichen Arbeit darstellt. Nennenswert ist auch die gute Skalierbarkeit von Cloud-basierter Contract Management Software. Wenn die Anforderungen des Unternehmens in die Höhe schnellen, können Cloud-basierte-Systeme schnell angepasst werden, um mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuhalten. Die Softwarelösung eignet sich für die Verwaltung von Verträgen über den gesamten Vertragslebenszyklus.
Die Schlüsselrolle der Vertragsmanagement Software in der Verwaltung von Contracts
Wenn es um das Verwalten und die Erstellung von Verträgen in einer hohen Anzahl geht, ist das Nutzen einer Software-basierten Vertragsmanagement Lösung unumgänglich. Sie ist eine gute Grundlage, um viele Aspekte des Vertragsmanagements zu verbessern und zu vereinfachen. Alle Dokumente werden mithilfe der Vertragsarchivierung zentral gespeichert, was ihren Zugriff erleichtert und das Risiko eines Verlusts an Dokumenten minimiert.
Die Automatisierung von Prozessen ist ein weiterer Grund dafür, warum die Verwendung eines solchen Programms so wichtig und eine gute Entscheidung für fast jedes Unternehmen ist. Denn dank der Datensicherung auf Cloud laufen zahlreiche Aufgaben, welche früher manuell erledigt werden mussten, automatisch ab. So wird mithilfe der Cloud nicht nur wertvolle Zeit und damit auch Geld gespart, sondern auch die Gefahr eines menschlichen Fehlers verringert. Ein solches Programm bietet auch zahlreiche Analyse- sowie Contract Alert Funktionen, die dabei helfen können, Abläufe zu optimieren und so langfristig für einen besseren Cashflow in einem Legal Tech Unternehmen zu sorgen. Außerdem können solche Programme eine gute Hilfestellung bieten, wenn es um strategische Entscheidungen im Vertragsmanagement geht.Möchtest Du Dein Vertragsmanagement effizienter gestalten?
Contract Management in der Praxis: Anwendungsbeispiele in verschiedenen Unternehmensbereichen
Die digitale Vertragsverwaltung kann in vielen unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz kommen und auch eine nahtlose Zusammenarbeit in Dokumenten ist mit der Vertragsmanager Software möglich. Eine solche Anwendung eignet sich vor allem für Unternehmen, die sehr viel mit Verträgen zu tun haben. So spricht die Software Versicherungsmakler und ähnliche Berufe an. Nachfolgend zeigen wir einige der Bereiche auf, in denen der Einsatz von einem Vertragsmanagement Tool wie etwa Easy Software, D-Velop, Contracthero oder Otris Sinn ergeben kann:- Warenbeschaffung: Im Einkauf können Tools wie die Vertragsmanager Software von Otris behilflich sein, wenn es um die Verwaltung und Bearbeitung von Lieferantenverträgen geht.
- Vertrieb: Im Vertrieb wird die Otris Software, welche zu den besten Tools 2023 gehört, oder ähnliche Software Lösungen genutzt, um Kundenverträge zu verwalten und Informationen zu überwachen. Im Notfall stehen alle vertragsrelevanten und auf dem aktuellen Stand befindlichen Daten schnell zur Verfügung.
- Rechtsabteilung: Die Nutzung einer Vertragsmanagement Software ist in der Rechtsabteilung besonders wichtig. Denn mit ihr lässt sich die Einrichtung von Vorschriften gewährleisten, was Vertragsrisiken minimiert. Im Falle von Streitigkeiten kann es außerdem ein Vorteil sein, besonders schnell auf bestimmte vertragsspezifische Daten zugreifen zu können.
- Personalwesen: Im Personalwesen wird ein solches Softwareprogramm als Basis für die Verwaltung von Arbeitsverträgen genutzt.
- IT-Abteilung: Die IT-Abteilung einer Firma nutzt eine solche Software üblicherweise zum Verwalten und Überwachen von Wartungsverträgen sowie Lizenzvereinbarungen. Dank der integrierten Cloud Computing Sicherheit müssen sich IT-Abteilungen nicht selber um die Datensicherheit der Verträge in der Cloud kümmern.
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Wie Unternehmen vom digitalen Vertragsmanagement in der Cloud profitieren können
In vielen Bereichen des täglichen Arbeitslebens spielen Cloud-Dienste eine immer dominantere Rolle und das gilt auch für das Vertragsmanagement – mit gutem Grund! Denn die Cloud-basierte Vertragsmanagement-Software legt eine Reihe von unwiderlegbaren Vorteilen an den Tag, wenn man einen Vergleich zu früheren, nicht-digitalen Methoden zieht.
Einfacher Zugang und hohe Sicherheit
Der wohl größte Vorteil einer cloudbasierten Vertragsverwaltung Software ist der einfache Zugang zu den Dokumenten. Auf diese kann von überall aus zugegriffen werden, solange eine Internetverbindung besteht. Da die Daten sich an einem zentralen digitalen Standort befinden, besteht meist auch die Möglichkeit des Zugangs mit mobilen Geräten wie etwa Smartphones oder Tablets.
Besonders positiv ist auch die hohe Sicherheit von Cloud-Diensten. Diese bieten größtenteils robuste Sicherheitsfunktionen, zu denen u. a. die Verschlüsselung der Daten sowie regelmäßig stattfindende Backups gehören.
Kosteneffizienz und Automatisierungen
Da die Daten zentral in der Cloud gespeichert werden, muss man sich zumindest bezüglich Verträge nicht selber um Speicherplatz kümmern. So können Kosten gespart werden, da kein Speicherplatz hinzugekauft werden muss und Papier gespart wird.
In der Cloud sind oft auch Automatisierungen möglich, die den täglichen Arbeitsflow maßgeblich effizienter gestalten können. Solche Automatisierungen senken zudem auch die Fehlerquote, da die Chancen für menschliche Fehler geringer werden.
Flexible Skalierbarkeit sowie Vergleich- und Analysefunktionen
Ein cloudbasiertes Softwareprogramm für Vertragsmanagement ist im Grunde unbegrenzt skalierbar, sodass sie den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens zu jedem Zeitpunkt gerecht wird.
In der Cloud sind auch Analysefunktionen aufrufbar, welche helfen können, alle Daten der Verträge zu analysieren und zu optimieren, um dadurch die finanzielle Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Fazit: Die unverzichtbare Rolle der Vertragsmanagement Software in der modernen Geschäftswelt
In der modernen Geschäftswelt ist der Arbeitsalltag ohne eine gute, online-basierte Software für Vertragsmanagement kaum zu stemmen. Unternehmen, die zu einer digitalen Vertragsverwaltung in der Cloud wechseln, erleben eine stark erhöhte Effizienz der Arbeitsabläufe und sparen gleichzeitig Kosten für Technik und Personal. Außerdem ist eine solche Softwarelösung rudimentär, wenn es um eine unternehmensstrategische Planung geht, was durch eine hohe Transparenz aller Daten ermöglicht wird.
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Fragen und Antworten (FAQs)
Vertragsmanagement stellt per Definition die Verwaltung und Überwachung von Verträgen dar. Dazu gehören auch das Erstellen von Verträgen via Vorlagen sowie verschiedene Analysefunktionen.
In der Praxis vereinfacht eine digitale Vertragsverwaltung bzw. Software für Vertragsverwaltung viele Abläufe in diesem Bereich dramatisch. Unternehmen in jeder Branche benötigen ab einer gewissen Größe ein Vertragsmanagement Tool, um nicht den Überblick über die Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen zu verlieren und alle Vertragsmanagement Aufgaben wahrnehmen zu können. Wer immer noch Verträge mit Ordnern abheftet und keine Software Vertragsmanagement nutzt, verschenkt unter Umständen viel Zeit, was vor allem dann gilt, wenn es um Veränderungen an Verträgen und Überwachung von Verträgen geht.
Eine digitale Signatur ist in den meisten Ländern, einschließlich Deutschland, rechtens. Elektronische Signaturen sind hilfreich, da sie viel Zeit sparen können und Abläufe vereinfachen. Eine digitale Unterschrift auf einem Vertrag ist also genau so bindend, wie das Unterschreiben per Hand.
Eine Cloud-basierte Vertragsverwaltung Software hilft bei der Verwaltung von vielen Verträgen unterschiedlichster Art. In großen Unternehmen gibt es kaum einen Bereich, der nicht mit Verträgen auskommt. Ein modernes Softwareprogramm für digitales Vertragsmanagement kann vom Vertrieb genauso eingesetzt werden, wie auch bei der Warenbeschaffung und der Rechtsabteilung. Jeder mit den entsprechenden Befugnissen hat sofortigen Zugriff auf diese Daten und das von jedem Ort aus und zu jeder Zeit. Die Vorteile von einer solchen Softwarelösung schließen auch den erhöhten Komfort bei der Vertragserstellung ein. Weiterhin sorgt die effiziente Software dafür, dass alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert werden und somit schnell zugänglich sind.
Ein Vertrag kann schnell abgeheftet werden. Aber wenn es um sehr viele Verträge geht, hilft eine Software für Vertragsmanagement diese zu verwalten und ggf. zu bearbeiten. Wer etwa Zugriff auf einen bestimmten Vertrag benötigt, muss diesen Vertrag dank dieser Software nicht lange in einem digitalen oder echten Ordner suchen, sondern kann diesen zum Beispiel durch Suche des Kundennamens schnell aufrufen.
Bei DocuSign handelt es sich um eine digitale Plattform für elektronische Signaturen und die Verwaltung von Dokumenten. Diese Anwendung wird häufig in Vertragsmanagement-Tools eingesetzt, um das unkomplizierte Unterzeichnen eines Vertrages zu ermöglichen.
