Kimai Zeiterfassung für klare Arbeitszeiten und besser steuerbare Projekte

Arbeitszeitdaten helfen nur, wenn sie vollständig, nachvollziehbar und eindeutig einem Auftrag zugeordnet sind. Die Kimai Zeiterfassung schafft dafür eine zentrale Grundlage und ersetzt verstreute Tabellen, Notizen und nachträgliche Schätzungen.

Du kannst Arbeitszeiten im Browser erfassen, Projekte verwalten und Berichte für die Abrechnung oder das Controlling erstellen. Gleichzeitig entscheidest du, ob die Anwendung auf eigener Infrastruktur, in einer Private Cloud oder als betreuter SaaS-Dienst läuft. Das macht die Lösung für Teams interessant, die mehr Transparenz brauchen, ohne sich an ein geschlossenes System zu binden.

Kimai Zeiterfassung als offene Lösung für den Arbeitsalltag

Kimai ist eine browserbasierte, open-source Web-Applikation für die digitale Zeiterfassung. Als Open-Source-Zeiterfassung ordnet sie Einträge einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit zu. Dadurch werden Projektzeiten, interne Aufgaben und abrechenbare Leistungen durch den Time Tracker sichtbar und besser auswertbar.

Kimai und ähnliche Lösungen im Vergleich

Lösung	Typischer Schwerpunkt	Betriebsmodell	Besonders geeignet für
Kimai	Projektbezogene Zeiterfassung und Timesheets	Selbst gehostet oder als SaaS	Unternehmen mit Bedarf an Anpassung und Datenkontrolle
Clockify	Cloudbasiertes Time-Tracking	Vorwiegend SaaS	Teams mit standardisierten Abläufen und schnellem Einstieg
Toggl Track	Einfach bedienbarer Time-Tracker	SaaS	Freelancer, Agenturen und kleinere Projektteams
Datafox Software	Zeitwirtschaft mit möglicher Hardware-Anbindung	Abhängig von der gewählten Lösung	Betriebe mit stationärer oder gerätegestützter Erfassung

Die Schreibweisen Kimai2 und Kimai 2 tauchen noch in älteren Anleitungen und Diskussionen auf. Heute wird die Anwendung meist einfach Kimai genannt. Die Software ist Open Source und kann auf eigener Infrastruktur betrieben werden. Bei einem SaaS-Modell übernimmt dagegen ein Anbieter wesentliche Aufgaben rund um Hosting und Wartung.

Eine einfache Zeiterfassung dokumentiert vor allem Beginn, Ende und Dauer. Beim Time-Tracking mit Kimai kommen Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Budgets hinzu. Eine umfassende Projektverwaltung ersetzt die Anwendung jedoch nicht, weil Aufgabensteuerung, Ressourcenplanung und komplexe Workflows nur begrenzt abgedeckt werden.

Für diese Teams und Projekte lohnt sich Kimai besonders

Kimai eignet sich besonders für Freelancer, Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister und Handwerksbetriebe. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Frage, ob mehrere Benutzer ihre Arbeitszeiten bestimmten Kunden, Aufträgen oder Projekten zuweisen müssen.

Gute Voraussetzungen für den Einsatz

• Dein Team rechnet Leistungen nach Zeit oder Aufwand ab.
• Projektbudgets sollen während der Bearbeitung sichtbar bleiben.
• Mitarbeiter arbeiten im Büro, unterwegs oder am Home-Office-Arbeitsplatz.
• Du möchtest deine Digitalisierungsstrategie um eine zentrale Zeiterfassung ergänzen.
• Eine Demo soll vorab zeigen, ob die Bedienung zum Arbeitsalltag passt.
• Zeitdaten sollen für Abrechnung, Planung und Controlling auswertbar sein.

Für die Arbeit in der digitalisierten Welt ist Kimai hilfreich, wenn Beschäftigte an verschiedenen Orten auf dieselben Daten zugreifen. Auch ein Arbeitsplatz 4.0 profitiert von einer Lösung, die unabhängig vom verwendeten Endgerät erreichbar bleibt. Erfahrungen mit der Kimai Zeiterfassung fallen besonders dann positiv aus, wenn Buchungsregeln und Zuständigkeiten früh geklärt werden.

Kimai ersetzt weder eine ERP-Software noch Programme wie Quick Lohn, CRM Online oder eine spezialisierte Bau-Software. Diese Anwendungen übernehmen andere Aufgaben, etwa Lohnabrechnung, Kundenverwaltung oder branchenspezifische Prozesse. Kimai ergänzt solche Systeme um eine strukturierte Zeiterfassung, statt ihren gesamten Funktionsumfang nachzubilden.

Benutzer, Projekte und Arbeitszeiten von Anfang an sauber anlegen

Vor dem ersten Eintrag solltest du Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Benutzer strukturiert anlegen. Rollen und Berechtigungen regeln, wer Zeiten buchen, Berichte öffnen, Daten korrigieren oder Einstellungen verwalten darf. Eine saubere Struktur verbessert später die Übersicht und Auswertbarkeit.

Rollen und Zuständigkeiten in Kimai

Rolle	Typische Aufgaben	Sinnvolle Rechte
Mitarbeiter	Eigene Arbeitszeiten erfassen	Eigene Einträge erstellen und bearbeiten
Projektleiter	Projektzeiten und Budgets kontrollieren	Berichte und Teamdaten des Projekts einsehen
Buchhaltung	Abrechenbare Leistungen vorbereiten	Exporte und freigegebene Zeiten nutzen
Administrator	Installation und Benutzer verwalten	Rollen, Plugins und Systemeinstellungen bearbeiten

Nach dem Kimai Login beginnt eine Session, in der der Benutzer den passenden Kunden, das Projekt und die Tätigkeit auswählt. Technische Dokumentationen verwenden dafür teilweise den englischen Begriff Users. Für den Arbeitsalltag zählt jedoch vor allem, dass Namen, Rollen und Rechte eindeutig vergeben sind.

Freigaben sollten nicht von mündlichen Absprachen abhängen. Lege deshalb fest, wer Einträge kontrolliert und wessen Zustimmung für eine Abrechnung erforderlich ist. Das unterstützt die Vermeidung doppelter Buchungen und sorgt dafür, dass Änderungen später nachvollziehbar bleiben.

So läuft die Zeiterfassung mit Kimai im Tagesgeschäft

Im Alltag startest du einen Timer oder trägst eine bereits geleistete Zeit nach. Der Tracker speichert Beginn, Ende, Dauer und Zuordnung. So bleibt das Tracking auch dann nachvollziehbar, wenn an einem Tag mehrere Tätigkeiten oder Kundenaufträge bearbeitet werden.

Vom Arbeitsbeginn bis zur Abrechnung

• Das passende Projekt und die Tätigkeit auswählen.
• Den Time-Tracker starten oder einen manuellen Eintrag anlegen.
• Pausen und Unterbrechungen korrekt berücksichtigen.
• Fehlerhafte Arbeitszeiten vor der Freigabe korrigieren.
• Projektzeiten durch den Verantwortlichen prüfen lassen.
• Freigegebene Daten für Rechnung oder Controlling bereitstellen.

Als Online-Zeiterfassung lässt sich Kimai direkt im Browser nutzen. Eine App oder eine mobil optimierte Ansicht erleichtert das Erfassen unterwegs. Für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze kann auch ein Terminal sinnvoll sein, sofern der Login, der Benutzerwechsel und der Schutz laufender Sitzungen sauber geregelt sind.

Die Zeiterfassung mit Kimai bleibt nur dann benutzerfreundlich, wenn Auswahlmöglichkeiten verständlich sind. Nutze deshalb klare Tätigkeitsnamen, begrenze unnötige Kategorien und erkläre neuen Mitarbeitern die wichtigsten Abläufe in einer passenden Sprache. Das erleichtert die Bedienung und erhöht die Qualität der erfassten Daten.

Mehr aus Kimai herausholen mit Plugins und API

Plugins erweitern den Funktionsumfang, ohne den Kern der Anwendung unnötig zu verändern. Je nach Bedarf lassen sich individuelle Felder, Rechnungsfunktionen, Templates oder eine Kimai-Clock ergänzen. Vor jeder Anpassung solltest du prüfen, ob die Erweiterung zur eingesetzten Version passt und regelmäßig gepflegt wird.

Über die API können Entwickler Integrationen mit externen Anwendungen umsetzen. Denkbar sind Verbindungen zu CRM Online, einer ERP-Software, A-Plan oder anderen betrieblichen Systemen. Ein sauber geplanter Datenaustausch verhindert doppelte Pflege und reduziert fehlerhafte Übertragungen.

Berichte und Timesheets lassen sich für unterschiedliche Zeiträume und Projekte aufbereiten. Ein Export unterstützt die Buchhaltung und das Projektcontrolling, ersetzt aber keine fachliche Prüfung. Abrechenbare Zeiten sollten deshalb vor der Übergabe kontrolliert und eindeutig freigegeben werden.

Kimai installieren und beim Hosting keine Details übersehen

Wer die Kimai Zeiterfassung installieren möchte, braucht eine passende Serverumgebung. Der Download allein reicht nicht, denn Datenbank, Webserver und Konfiguration müssen zuverlässig zusammenspielen. Eine Installation unter Windows ist möglich, während für produktive Systeme häufig eine Linux Cloud oder ein klassischer Linux-Server gewählt wird.

Diese Punkte gehören in deine Hosting-Checkliste

• Updates für die Anwendung und den Server fest einplanen.
• Backups getrennt vom produktiven System speichern.
• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung für wichtige Konten aktivieren.
• Benutzerrechte nach dem Minimalprinzip vergeben.
• Ein IT-Monitoring für Verfügbarkeit und Speicherplatz einrichten.
• Cloud-Datenschutz und Auftragsverarbeitung prüfen.
• Die Wartung eindeutig einer internen oder externen Stelle zuweisen.

Eine Kimai-Installation auf einem Synology-NAS kann für technisch versierte Teams interessant sein. Voraussetzung ist, dass Container, Datenbank und Sicherung professionell betreut werden. Alternativen sind ein eigener Cloud-Server, eine Private Cloud oder eine betreute Cloud-Plattform mit klar geregelten Zuständigkeiten.

Ein Cloud-Speicher allein ist noch keine vollständige Sicherungsstrategie. Eine verlässliche Cloudsicherung, dokumentierte Wiederherstellungswege und ein funktionierendes IT Service Management stärken die digitale Resilienz. Bei komplexen Installationen sollten erfahrene Administratoren oder andere Experten eingebunden werden.

Mit maja.cloud wird Kimai Teil deines digitalen Arbeitsplatzes

Kimai läuft als Web-Applikation im Browser. maja.cloud kann daneben Windows-Anwendungen in einem zentralen Workspace bereitstellen. So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, an dem Zeiterfassung, Bürosoftware und weitere Fachprogramme über eine gemeinsame Arbeitsumgebung erreichbar sind.

Für einen Home-Office-Arbeitsplatz bedeutet das, dass Mitarbeiter von unterschiedlichen Geräten auf ihre gewohnten Anwendungen zugreifen können. Auch Programme ohne Adminrechte auszuführen, kann den Betrieb vereinfachen und die Kontrolle über Installationen verbessern. Eine konsistente User Experience reduziert dabei unnötige Wechsel zwischen Geräten und Systemen.

maja.cloud ist nicht automatisch ein Hosting-Angebot für Kimai. Die Stärke liegt in der Ergänzung: Kimai liefert strukturierte Zeitdaten, während maja.cloud weitere Windows-basierte Cloud-Lösungen zentral bereitstellt. So lassen sich Zeiterfassung und tägliche Arbeit verbinden, ohne beide Systeme künstlich miteinander zu vermischen.

Fazit: Kimai bringt Arbeitszeiten und Projekte sinnvoll zusammen

Kimai eignet sich für Teams, die Projektzeiten nachvollziehbar erfassen und auswerten möchten. Besonders sinnvoll ist die Lösung, wenn flexible Anpassungen, Datenkontrolle und ein frei wählbares Betriebsmodell wichtiger sind als eine umfassende Projektverwaltung.

Vor der Einführung solltest du Rollen, Buchungsregeln, Installation und Wartung klären. Ebenso wichtig sind Datensicherheit, Backups und eindeutige Zuständigkeiten. Dann wird aus einem einfachen Tracker ein belastbares Werkzeug für Abrechnung und Projektsteuerung.

In Verbindung mit maja.cloud kann Kimai Teil einer größeren digitalen Arbeitsumgebung werden. Die Zeiterfassung bleibt eine eigenständige Anwendung, während weitere Programme zentral verfügbar sind. Diese Trennung schafft Flexibilität und unterstützt eine schrittweise Digitalisierung.

Fragen und Antworten (FAQs) zu Kimai