Telearbeitsplatz – Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Von wo arbeitest du? Fährst du jeden Tag ins Büro? Oder arbeitest du ganz oder zeitweise von zu Hause oder bevorzugst du mobiles Arbeiten? Es gibt vielfältige Varianten, denn die Digitalisierung macht´s möglich. Doch ist alles, was möglich ist auch immer sinnvoll? Beim Thema Telearbeit sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich teilweise noch uneins. Viele Beschäftigte wünschen sich mehr Flexibilität, doch einige Arbeitgeber fürchten einen Kontrollverlust oder eine schlechtere Performance. Diese unterschiedlichen Positionen sind ein Dilemma, das nicht ignoriert werden sollte. Denn im Sinne einer positiven Unternehmenskultur ist es auf jeden Fall ratsam, die Wünsche und Bedürfnisse der Arbeitnehmer einzubeziehen. Außerdem bietet das Homeoffice auch für Arbeitgeber viele Vorteile – sofern es gut geplant und ganzheitlich umgesetzt wird. Welche Vorteile das sind, und worauf Arbeitgeber beim Thema Telearbeit achten müssen, erfährst du in diesem Artikel.
Was aus der Not heraus entstand, veränderte die Arbeitswelt
Für Start-ups oder Unternehmen, die eine Arbeitskultur im Sinne von New Work entwickeln und vorantreiben, ist das Homeoffice schon seit vielen Jahren eine praktizierte Form der Zusammenarbeit, auch vor Corona-Zeiten. Doch für einen Großteil der kleinen, mittelständischen und auch großen Betriebe war das Homeoffice bisher keine dauerhafte Option. Wie sollen die Arbeitsabläufe koordiniert werden? Schaffen die Mitarbeiter dann überhaupt ihre Arbeit? Und wie funktioniert die Mitarbeiterführung im Homeoffice? Dies sind Beispiele für zentrale Bedenken in Bezug auf das Homeoffice.
Der Beginn der Coronapandemie änderte von jetzt auf gleich alles. Das Homeoffice wurde zu einem wesentlichen Bestandteil des Gesundheitsschutzes und sicherte vielen Firmen schlichtweg das Überleben in einer turbulenten Zeit. Als nach dem anfänglichen Schock ein wenig Routine und Gewohnheit einkehrten, wurden auch positiven Aspekte deutlich, die die neue Form der Zusammenarbeit hervorbrachte. Aus einer weit entfernten Theorie wurde gelebte Praxis. Selbst die Bedenkenträger mussten sich eingestehen, dass das Konzept funktionierte – und zwar ausgesprochen gut. Und das sogar ohne eine sorgfältige Vorbereitungszeit.
Nach mehr als zwei Jahren Pandemie haben viele Arbeitnehmer die neue Art der Zusammenarbeit schätzen gelernt. Eine vollständige Rückkehr ins Büro ist für einen Großteil der Beschäftigten undenkbar geworden. Arbeitgeber können diese veränderte Stimmung zu ihrem Vorteil nutzen, neue Mitarbeiter gewinnen und gleichzeitig ihre laufenden Betriebskosten reduzieren. Wer den Wandel jetzt mitgeht und sich digital und flexibel aufstellt, macht sein Unternehmen fit für die Zukunft.
Darauf solltest du bei der Einrichtung von Telearbeitsplätzen achten
Arbeitgeber, die sich dazu entscheiden, Telearbeitsplätze anzubieten, müssen einige Dinge beachten, denn auch für diese Form der Zusammenarbeit gelten die Arbeitsstättenverordnung und die DSGVO. Der Arbeitgeber hat also Sorge zu tragen, dass die Arbeitsbedingungen und die Ausstattung den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entsprechen – auch außerhalb des Firmenbüros.
Im Gegensatz zum mobilen Arbeiten oder zum gelegentlichen Homeoffice ist ein Telearbeitsplatz ein vollständig eingerichteter und funktionsfähiger häuslicher Arbeitsplatz, der auf einer vertraglichen Regelung basiert. Der Arbeitsvertrag muss also beinhalten, dass es sich bei dem Arbeitsplatz um einen Telearbeitsplatz handelt. Außerdem muss es eine Regelung bzgl. Arbeitszeit und Umfang der Telearbeit geben.
Für die Ausstattung des Arbeitsplatzes ist der Arbeitgeber verantwortlich. Es handelt sich ja sozusagen um einen externen Arbeitsplatz. Zur Ausstattung zählen das Mobiliar, der Bürobedarf und auch die technische Ausrüstung bestehend aus Notebook, PC, Druckern oder mobilen Endgeräten. Zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit sind zudem eine funktionsfähige digitale Kommunikation, der Datenaustausch und auch die Gewährleistung der Datensicherheit erforderlich. Arbeitgeber sind also dafür verantwortlich, einen sicheren und datenschutzkonformen Zugriff auf Firmendaten, E-Mails etc. ermöglichen.
Die maja.cloud bietet eine datenschutzkonforme Vernetzung
Ein Schreibtisch, Bürostuhl und Laptop sind schnell organisiert. Etwas mehr Gedanken solltest du dir über den technischen Aspekt und die IT-Sicherheit in der dezentralen Zusammenarbeit machen. Der Datenzugriff sollte selbstverständlich möglichst störungsfrei funktionieren, vor Zugriffen durch Unbefugte geschützt und datenschutzkonform sein. Die ideale Lösung für Betriebe unterschiedlichster Größen ist daher die Arbeit in der Cloud. Die maja.cloud bietet unter anderem folgende Vorteile:
- Vollkommene Ortsunabhängigkeit
- Hardwareunabhängigkeit, Zugriff mit PC, Mac, Tablet, Handy möglich
- Höchste Sicherheit gemäß ISO 27001 und DSGVO konform
- Kostenersparnis und Skalierbarkeit
- Funktionsgarantie unseres virtuellen Windows-Desktops (99,98%)
Du brauchst auch nicht darauf zu achten, ob deine Mitarbeiter regelmäßig Updates durchführen, und musst sie auch nicht dabei unterstützen. Denn die Cloud Programme halten wir immer auf dem neusten Stand, und zwar ohne, dass unsere Kunden davon etwas mitbekommen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass wir ausschließlich regenerative Energien nutzen. Damit bringst du dein Unternehmen einen großen Schritt voran in Richtung Green-IT. Sollte es doch mal Probleme geben, steht unser ständig erreichbarer Support zur Verfügung.
Und falls du dich jetzt noch fragst, ob die Zusammenarbeit zwischen deinen Beschäftigten wirklich auf Dauer im Homeoffice gut funktioniert, können wir dir auch weiterhelfen. Lies dazu gerne unseren Artikel: 1000 Tage Homeoffice. Denn wir bei der maja.cloud sind schon vor der Coronapandemie ins Homeoffice gegangen – geplant und freiwillig. So leben wir tatsächlich unser Motto: Arbeiten, Wann, Wo und Wie ich will.
Das Homeoffice – zufriedene Mitarbeiter sind leistungsfähiger, zuverlässiger und loyaler
Die Ansprüche von Beschäftigen an ihren Arbeitsplatz und an ihren Arbeitgeber verändern sich. Freizeit, Flexibilität und Selbstbestimmtheit gewinnen an Bedeutung. Gründe für diese Entwicklung gibt es viele. Globalisierung, Digitalisierung und der demografische Wandel, der zum Fachkräftemangel beiträgt, sind einige davon. Der Arbeitsmarkt hat sich vom Arbeitgebermarkt zum Arbeitnehmermarkt entwickelt. Das bedeutet, dass Arbeitgeber den Wünschen und Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter größere Aufmerksamkeit schenken müssen, um die begehrten Fachkräfte für ihr Unternehmen zu gewinnen und sie zu halten. Die alternierenden Teleheimarbeit sowie das mobile arbeiten von einem anderen Ort sind hierbei ein wesentlicher Anreiz für neue Bewerber. Es ist daher äußerst ratsam, eine Umstrukturierung der Firma voranzutreiben – im Sinne der Beschäftigten (Arbeitnehmerin) und der Arbeitgeber.
Das Homeoffice vergrößert den Kreis potenzieller Mitarbeiter
Es geht beim Homeoffice nicht ausschließlich darum, den Wunsch der Beschäftigten nach mehr Freizeit zu erfüllen, indem zum Beispiel unter anderem der Arbeitsweg entfällt. Arbeit im Homeoffice kann auch essenzielle Gründe haben. Es spricht Mitarbeiter an, die eine flexible Arbeitszeit brauchen, weil sie zum Beispiel Kinder betreuen oder einen Angehörigen pflegen. Ohne Telearbeit könnten sie gar nicht oder wesentlich weniger arbeiten. Denn bei einer dauerhaften Verpflichtung, genügt auch zeitweises mobiles Arbeiten nicht, um diese zu erfüllen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass auch Mitarbeiter, die nicht in der Nähe des Unternehmens wohnen, durch die Möglichkeit, Ihren berufliche Tätigkeit und ihre Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen, zu potenziellen Kandidaten werden. Die Standortattraktivität des betrieblichen Arbeitsplatzes eines Arbeitgebers verliert dadurch zukünftig immer weiter an Bedeutung. Im Vordergrund stehen die Art der Tätigkeit und die Unternehmenskultur. Homeoffice ist also in Zeiten des Fachkräftemangels – der sich noch weiter verstärken wird – ein sinnvolles Instrument, um die Zukunftsfähigkeit der Firma zu sichern.
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FAQ - Häufig gestellte Fragen
Er muss grundlegende Standards erfüllen. Informationen dazu sind in § 2 Abs. 7 ArbStättV vom 2. Dezember 2016 zu finden. Gemäß Definition gehören zur Ausstattung das Mobiliar und eine geeignete Sitzmöglichkeit sowie die benötigten Arbeitsmittel. Dazu zählen zum Beispiel ein Notebook, ein Bildschirm, mobile Endgeräte und erweitere Kommunikationseinrichtungen, um Daten und Dokumenten gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben auszutauschen.
Die Gestaltung und Einrichtung des Arbeitsplatzes sowie die Bereitstellung der technischen Ausstattung sind in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Einrichtung, die ergonomische Gestaltung und die vollwertige Installation des technischen Equipments.
Für den Begriff Telearbeit gibt es eine Definition und Informationen in der Arbeitsstättenverordnung. Diese betont den Unterschied zum mobilen Arbeiten. Es handelt sich nämlich um fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze, die sich im privaten Bereich des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin befinden. Außerdem müssen der Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit sowie die Nutzungsdauer vertraglich geregelt sein.
Weitere Formen der flexiblen Zusammenarbeit sind mobiles Arbeiten, das Gelegentliche von zu Hause arbeiten oder die Arbeit von unterwegs.
Es handelt sich um eine Form der Arbeit, in der Beschäftigte von zu Hause arbeiten und mit dem Kommunikationsnetz des Arbeitgebers verbunden sind. Im Gegensatz zum mobilen Arbeiten unterliegt er der Arbeitsstättenverordnung. Das heißt, dass diese Vorschriften nicht nur für das Büro, sondern auch für die Arbeit zu Hause gelten. Arbeitszeit und Arbeitsort sind festgelegt.
Telearbeit unterscheidet sich vom Begriff mobiles Arbeiten, denn mobiles Arbeiten impliziert, dass es keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz gibt. Außerdem gelten per Definition konkrete Anforderungen. Es handelt sich auch um Telearbeit, wenn sowohl von zu Hause als auch im Büro gearbeitet wird. Diese Form der Zusammenarbeit wird mit dem Begriff alternierende Telearbeit bezeichnet. Die Arbeitszeiten, die für den jeweiligen Bereich gelten, sind definiert.
Er muss immer dann eingerichtet werden, wenn die Arbeit in der privaten Wohnung oder dem Haus langfristig geplant ist. Telearbeit ist dann gegeben, wenn es eine vertragliche Regelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit einer festgelegten Stundenanzahl über einen festgelegten Zeitraum gibt. Auch für alternierende Telearbeit ist ein Telearbeitsplatz erforderlich.
Ein Telearbeitsplatz wird auch Home-Office genannt. Es handelt sich um einen fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Firmensitzes, der sich im privaten Bereich der Beschäftigten befindet. Er unterscheidet sich also von mobiler Arbeit oder dem Gelegentlichen von Zuhause arbeiten.
Sobald Beschäftigte regelmäßig von Zuhause arbeiten, sie einen fest eingerichteten Arbeitsplatz haben, der auch elektronisch mit dem Unternehmen verbunden ist und die Bedingungen vertraglich geregelt sind, handelt es sich um Telearbeit. Die genaue Ausgestaltung regelt die Arbeitsstättenverordnung.
Es gibt für Unternehmen unterschiedliche Gründe, um Telearbeit einzuführen. Sie war einerseits ein wichtiger Bestandteil der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung. Telearbeit bzw. das Home-Office war mit der COVID-19-Pandemie ein Instrument des Gesundheitsschutzes, um die Ausbreitung der Coronapandemie einzudämmen und die Arbeitsfähigkeit von Unternehmen aufrechtzuerhalten. Telearbeitsplätze können aber auch ein Instrument der Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung sein.
Telearbeit bietet Arbeitnehmern und dem Unternehmen eine hohe Flexibilität. Einerseits können Arbeitnehmer sich den Arbeitsweg sparen, indem sie von zu Hause arbeiten. Dies ist ein großer Beitrag zur Work-Life-Balance. Außerdem können Arbeitgeber dadurch auch Arbeitnehmer beschäftigen, die weiter weg wohnen. Ein Telearbeitsplatz kann auch als ausgelagerter Arbeitsplatz genutzt werden, um Bürokosten zu sparen. In der Coronapandemie waren Telearbeitsplätze im Gesundheitsschutz entscheidend.
