Jeder Workflow in einem grĂśĂeren Unternehmen benĂśtigt zahlreiche Dokumente, PDF-Dateien oder SchriftstĂźcke in elektronischer Form. Obwohl Abläufe dank der fortgeschrittenen Digitalisierung Ăźberwiegend papierlos geworden sind, gehĂśren digitale Dokumente zur täglichen Arbeit.
Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist Gold wert. Besonders beim Zugriff aus verschiedenen Abteilungen, die neue Versionen und Updates sowie Post in elektronischer Form bestimmten Ablagezielen zuordnen, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) praktisch und notwendig zugleich. Einfache Ordnerstrukturen, klare Systematik, zeitsparende Workflows: Warum Unternehmen auf diese effiziente Software-LÜsung fßr interne Geschäftsprozesse nicht verzichten sollten, erklären wir Dir im Detail.
Was ist unter Dokumentenmanagemensystem zu verstehen?
Unter DMS versteht man allgemein ein Dokumentenmanagementsystem fĂźr digitale Dokumente. Es umfasst die Archivierung, Verwaltung und Bearbeitung sämtlicher SchriftstĂźcke, die in einem Unternehmen eingehen. Ob Rechnungen, Geschäftsbriefe, E-Mails oder Verträge: Im DMS werden die Papiere erfasst und in einer ordnungsgemäĂen Ablagesystematik aufbewahrt.
Oft herrscht der Trugschluss vor, dass ein DMS selbst etabliert werden kann. Durch das Scannen und Archivieren von Dokumenten, die auf dem eigenen Fileserver organisiert werden, ist dies bis zu einem gewissen Grad auch mĂśglich. Je mehr Dokumente und Mitarbeiter zuarbeiten, umso grĂśĂer wird die Gefahr, dass das einst sichere System zum groĂen Durcheinander gerät. Falsche Dateibenennungen, inkonsequente Speicherorte oder Dopplungen fĂźhren auf lange Sicht zu einem Datenchaos im Management, bei dem kein Kollege mehr den Durchblick behält.
Die Ablagesystematik, welches jedes Unternehmen fßr sich individuell auswählt, spielt eine entscheidende Rolle. Moderne Dokumentenmanagementsysteme verfolgen einen klaren Prozess, der sich etabliert hat: Nach dem Erfassen des Dokuments werden die Informationen im Hintergrund verarbeitet. Meta-Daten werden angelegt, eine einzigartige Dokumenten-ID vergeben und im zuvor definierten Ablageort gespeichert.
DMS wird in den meisten Fällen als Software auf lokalen Rechnern angeboten. Aufgrund der mobilen Arbeitsweise und einer agilen IT-Infrastruktur passen sich immer mehr Cloud-LÜsungen den Ad-hoc-Workflows an, die einen ortsunabhängigen Zugriff erlauben.
Welche Vorteile bringt mir ein Dokumentenmanagementsystem?
Zeitsparend, automatisch, digital: Das Dokumentenmanagement ist mehr als nur effizientes Arbeiten. Das System hilft auf ßbersichtliche Weise, Dateien fßr jeden Kollegen auffindbar zu machen. Langes Suchen auf Servern oder in Ordnerstrukturen entfällt, wodurch der Workflow gesichert und Informationen transparent bleiben.
Zusammengefasst bietet das Dokumentenmanagement eine Menge an echten Vorteilen:
- ein standardisierter Verwaltungsprozess fĂźr Mitarbeiter im Unternehmen
- Speicherung von sämtlichen Dokumenten und unkomplizierte Auffindbarkeit
- Sortierungen und Filteroptionen, die sich auf sämtliche Dokumente anwenden lassen und nach Datum, Kunde oder Projekten Ergebnisse filtern
- globaler Zugriff von jedem Gerät
- DMS als Bestandteil von wiederkehrenden Aufgaben nutzen
- vereinfachte Recherche oder als Weiterentwicklung einer internen Knowledge Base nutzbar
Die EinsatzmÜglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems sind vielfältig. Unternehmen profitieren dabei von einer transparenten Basis und geben jedem Mitarbeiter die Chance, notwendige Daten mit wenigen Klicks abzurufen. Wissen teilen, gemeinsam vom Erfolg partizipieren.
Unsere DMS-Anbieter
Zusammen mit unseren Partnern bieten wir verschiedene DMS-Software LĂśsungen an, die sich Deinen Anforderungen und Prozessen anpassen. Setze auf Deine individuelle LĂśsung fĂźr Microsoft- oder Apple-Produkte und schenke Deinem Unternehmen ein nachhaltiges Tool fĂźr saubere Ordner- und Dateistrukturen.
Im Folgenden mĂśchten wir Dir unsere drei Partner und deren wichtigsten Funktionen in der Ăbersicht vorstellen, die mit unterschiedlichen Grundlagen diverse Anforderungen                               bedienen.
Hyland Software
Hyland Software bietet mit OnBase ein Enterprise-Content-Management-System, mit dem sich Inhalte, Transaktionen, Prozesse und Workflows organisieren lassen. Das ECM System fßhrt einzelne Abläufe auf einem Tool zusammen und sichert Dir damit mehr Zeit fßr andere Aufgaben.
Basierend auf einer einzigen Datenbank, hast Du alle Dokumente im DMS immer zur Hand. Die moderne und aktuelle End-to-End-Architektur setzt einen neuen Meilenstein fĂźr die Branche und sorgt mit innovativer Technologie fĂźr sicheren Schutz Deiner Daten und Dokumente. Weitere Highlights des DMS von Hyland Software sind Kundenabfragen in Echtzeit, digitale Formulare fĂźr Externe oder Einsparung von Druck- und Versandkosten.
FlexKontor GmbH
Mit FLEXKONTORarchiv und FLEXKONTORlite bietet das Unternehmen zwei Varianten eines Systems fßr unterschiedliche Ansprßche. Beide Tools setzen auf ein vielfältiges Funktionsportfolio, das von der automatischen Ablage nach dem Scannen, einer sinnvollen Struktur bis zur uneingeschränkten Nutzung von PDF-Dateien reicht. Alle Dokumente werden im Dateisystem verwahrt, was den lokalen Abruf, im Netzwerk oder ßber die cloud-basierte Anwendung vereinfacht. Durch die Einbindung bekannter Standardprogramme sind Mitarbeitern die Grundfunktionen des Tools geläufig.
Entscheide Dich fĂźr die Option FLEXKONTORlite und sichere Dir die Anwendungen JFXArchivLite und JFXArchivSearcher.
FLEXKONTORarchiv bietet Deinem Unternehmen mit JFlexKontor, JFXArchivLite und JFXArchivSearcher das ganze Leistungspaket eines DMS. Dein Vorteil: Je nach Berufsgruppe und Branche wird das digitale Ordnungssystem im Vorfeld den branchenbedingten Vorgaben angepasst.
Starke-DMS
Ein skalierbares DMS-System mit individueller Optimierung fĂźr alle Kunden verspricht die Software von Starke-DMS. Ob mobil abrufbar oder Ăźber das lokale IT-Netzwerk: Die Entwickler aus Kassel setzen mit ihrer Software auf alle Vorteile, die ein DMS auszeichnet.
Dabei verspricht Starke-DMS trotz individueller Anpassungen und kundenspezifischer Feinheiten eine einfache Usability in Geschäftsprozessen, die das Automatisieren von Prozessen und die Qualitätssteigerung gewährleisten. Zudem lassen sich E-Mail-Archivierung, ERP-System oder On-Premises-LÜsungen in bestehende Unternehmens-IT als Add-on integrieren.
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FAQ - Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen zur Software oder Informationen zum Dokumentenmanagementsystem benÜtigt? Unsere Antworten zu den häufig gestellten Fragen helfen weiter.
Es gibt fĂźnf Hauptmerkmale, die ein gutes DMS in jedem Fall bieten sollte. Dazu gehĂśren:
-  ein digitales Archiv, welches einen zuverlässigen Zugriff bietet
- Â einen mobilen Zugriff, um von unterwegs oder Ăźber die lokalen Server zugreifen zu kĂśnnen
- Â vollautomatisierte Workflows und Prozesse
- automatische Kopien bestehender Dokumente, sobald Veränderungen in der Originaldatei vorgenommen wurden
- Vereinfachung von Arbeitsschritten im Management
Je nach Unternehmen und Anforderungsprofil kann das DMS noch weitere Zusatzfunktionen beinhalten. Diese fßnf Merkmale zeichnen jedoch grundlegend ein solides und gutes Dokumentenmanagementsystem aus. Achte bei der Suche nach einem geeigneten DMS darauf, dass Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung fßr alle Nutzer einfach und verständlich sind. Komplizierte Userfßhrungen erschweren im Zweifel die Arbeit mit dem DMS.
Das Prinzip eines guten DMS-Systems folgt einem klaren Ablauf. Nach dem Scan der Dokumente erhalten die Dateien automatisch eine unique (=eindeutige) ZugehÜrigkeitsnummer. Durch die Vergabe der einzigartigen Dateinamen ist eine Kopie oder Ablage eines Duplikats ausgeschlossen. Eine definierte Zuordnung weist das Dokument an die richtige Ablagestelle, wo es fßr Mitarbeiter und Kollegen einsehbar und editierbar ist. Um Bearbeitungsvorgänge zu verfolgen und Originale zu sichern, wird im Hintergrund stets eine Kopie abgelegt. Auf diese Weise bleibt das Original zu jedem Zeitpunkt erhalten.
