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Warenwirtschaft - eine passende Softwarelösung ist essenziell für E-Commerce und Einzelhandel
„Entschuldigung, das Produkt ist derzeit leider nicht vorrätig.“ Dieser Satz ist einer der größten Albträume eines Handelsunternehmens sowohl im E-Commerce und Online-Handel als auch im Einzelhandel. Denn der Satz kann bedeuten, einen überzeugten Kunden wieder zu verlieren. Doch wie kommt es zu so einer Situation? Neben externen Faktoren wie nicht funktionierende Lieferketten, auf die ein Unternehmen nur bedingt Einfluss hat, ist ein weiterer Grund für eine mangelnde Lieferfähigkeit eine nicht funktionierende Warenwirtschaft. Um das zu vermeiden, solltest du ein computergestütztes Warenwirtschaftssystem einsetzen, das den Ansprüchen deines Unternehmens gerecht wird.
Was ein Warenwirtschaftssystem genau macht, was es vom einfachen Rechnungsprogramm unterscheidet, welchen Nutzen es bietet und wie du es flexibel auch in einer Cloud nutzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Das Warenwirtschaftssystem – das Herzstück eines Handelsunternehmens
Unternehmen stecken viel Zeit, Energie und Geld in ihr Marketing. Zielgruppenanalysen erstellen, die Nutzung verschiedener Plattformen wie Social Media, Onlineshops oder Webseiten und weitere Aktionen gehören dazu, um Neukunden zu gewinnen und Bestandskunden zu halten. Das Versenden des Produktes ist der erfolgreiche Abschluss all dieser Anstrengungen. Vorher musst du natürlich noch Kundendaten erfassen, Angebote schreiben, Rechnungen erstellen und den Zahlungseingang erfassen. Damit der Verkaufsprozess reibungslos funktioniert, gibt es zur Unterstützung Softwarelösungen für die Warenwirtschaft, die bereits ein Rechnungsprogramm integriert haben. Sie bieten die Möglichkeit, die Warenströme zu erfassen, den Einkauf, Verkauf und Lagerbestand zu verwalten, Stammdaten erstellen und pflegen, Artikel erstellen und verwalten sowie tägliche Arbeitsabläufe zu automatisieren. Im Gegensatz zu einer ERP-Lösung, die eine Gesamtressourcenplanung abbildet, ist ein Warenwirtschaftssystem ausschließlich für die Erfassung, Koordination und Abwicklung der Warenbewegungen verantwortlich.
Kleinere Online-Shops im Bereich E-Commerce gehen manchmal davon aus, dass eine Softwarelösung nur etwas für große Handelsunternehmen ist, doch das ist ein Trugschluss. Denn sobald mehr als nur ein oder zwei Produkte angeboten werden oder die Zahl der Verkäufe und Kunden zunimmt, ist es – wenn überhaupt – nur mit erheblichem Zeitaufwand möglich, hier den Überblick zu bewahren. Fehler – und seien es auch nur Flüchtigkeitsfehler – sorgen, um beim Thema der Überschrift zu bleiben, für einen kleinen Herzinfarkt des Unternehmens. Die Folgen sind schwer abschätzbar. Deshalb solltest du dir als Händler nicht die Frage stellen, ob du ein Warenwirtschaftssystem einsetzen solltest, sondern lieber herausfinden, welches System oder Modul das richtige für dich ist und wie du es nutzen möchtest – als lokale Installation (On-Premise-Lösungen) oder cloudbasiert (Online-Warenwirtschaftssystem).
Nutzen eines Warenwirtschaftssystems und einer cloudbasierten Lösung auf einen Blick
Hier haben wir dir die Vorzüge eines Warenwirtschaftssystems, gegenüber einem Rechnungsprogramm, übersichtlich und kompakt zusammengefasst.
- Schluss mit Chaos im Bestandslager. Deine Warenwirtschaft ist übersichtlich und aktuell. Übertragungsfehler werden vermieden, da alle Bereiche miteinander verknüpft sind.
- Multi-Channel-Vertrieb: Es gibt Schnittstellen zu anderen Verkaufsplattformen wie Amazon, eBay oder Kaufland, so kannst du unterschiedliche Bereiche ohne Mehraufwand abwickeln.
- Zeitersparnis: Erstellung von Angeboten und Rechnungen mit einem Klick.
- Größtmögliche Transparenz durch aktuelle Informationen, Auswertungen und Statistiken.
- Eine zuverlässige Lieferfähigkeit erhöht die Zufriedenheit deiner Kunden.
Nutzt du Cloud Warenwirtschaftssysteme, ergeben sich folgende weitere Vorzüge:
- Unterschiedliche Benutzer können zusammenarbeiten.
- Das System kann unabhängig vom Endgerät mit einer App online genutzt werden.
- Es sorgt für Flexibilität und erhöht Mitarbeiterzufriedenheit, denn es ist auch von unterwegs nutzbar. Homeoffice, mobiles Arbeiten und online Arbeiten sind problemlos möglich.
- Dein Endgerät muss im Gegensatz zur lokalen Installation keine Systemanforderungen der jeweiligen Software erfüllen.
- Deine Kosten sind planbar und überschaubar
Ein gutes Warenwirtschaftssystem erkennen – Beispiele für gute Warenwirtschaftssysteme
An dieser Stelle möchten wir ganz klar sagen, dass es nicht das eine Warenwirtschaftssystem gibt, das optimal zu jedem Handelsunternehmen passt. Die Entscheidung, welche Lösung die geeignete für dich ist, hängt in erster Linie von deinem Bedarf ab. Wie viele Produkte hast du im Sortiment? Wie groß ist dein Unternehmen? Welche Schnittstellen werden benötigt? Von wem wird die Software wann und wo genutzt? Soll die Warenwirtschaft auch mit einem CRM einem DMS oder anderen Modulen verbunden werden können? Diese Fragen solltest du also individuell für dein Unternehmen beantworten.
Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass ein Warenwirtschaftssystem, das die oben genannten Vorteile bringt, mindestens folgende Funktionen mitbringen sollte:
Abwicklung des Wareneinkaufs
Dokumentation des Wareneingangs
Überblick und Organisation der Lagerhaltung
Rechnungen erstellen
Versenden der Waren an den Kunden
Dokumentation des Warenausgangs
Retouren Modul
Übersichtliche Benutzeroberfläche
Anbieter, die sich besonders auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet haben, sind unter anderem JTL-Wawi, VARIO, Sage, Lexware und SelectLine. Sie sind dazu geeignet, die Warenwirtschaft zu organisieren sowie den Vertriebs- und Verwaltungsprozess, wie zum Beispiel die Offene-Posten-Verwaltung, zu optimieren.
Warenwirtschaftssystem mit Rechnungsprogramm kaufen, mieten und in der Cloud nutzen – das sind die Vor- und Nachteile
Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem mit Rechnungsprogramm, sind abhängig vom Leistungsumfang und von der Anzahl der Lizenzen, die ein Unternehmen benötigt. Du solltest für dich klären, wie du die Software bezahlen und wie du sie nutzen möchtest: Kaufen oder mieten? Stationär oder cloudbasiert?
System für Warenwirtschaft kaufen:
Die Nutzung des Remote Desktop ist datenschutzkonform gemäß DSGVO. Die Server werden nämlich allesamt in Deutschland betrieben. Außerdem bieten wir höchste Sicherheit gemäß ISO 27001. Ein weiteres positives Argument für dein Unternehmen ist, dass wir ausschließlich regenerative Energien zur Stromversorgung nutzen. Das ist auch gut für deine CO2-Bilanz. Dank Backups sind deine Daten sicher und außerdem arbeitest du stets mit der aktuellen Version deiner Software, da wir die Updates für dich durchführen. Mit unserer Cloud Mac hast du also alle Vorteile, die Windows dir bietet, und zwar ohne, dass du dich drum kümmern musst. Haben wir dich überzeugt?
System für Warenwirtschaft mieten:
Der Nutzen beim PC Mieten liegt darin, dass du keine größeren Investitionen tätigen musst. So kannst du unabhängig von deiner finanziellen Situation, die Software nutzen, die dein Unternehmen nach vorne bringt. Du hast also jeden Monat planbare und überschaubare Kosten und bist zudem flexibel durch kurze Kündigungsfristen. Außerdem skaliert die Lösung mit der Entwicklung deines Unternehmens.
System für Warenwirtschaft in der Cloud nutzen:
Hier hast du alle Vorteile, die sich durch das Mieten der Software mit Rechnungsprogramm ergeben und erlangst gleichzeitig Flexibilität und Unabhängigkeit. Du kannst die Software nämlich unabhängig vom Endgerät als Online-Version nutzen. Du brauchst lediglich ein internetfähiges Endgerät und einen Browser. Dann wählst du dich in die Cloud ein und kannst auf deine Software zugreifen. Homeoffice, mobiles Arbeiten oder auch online Arbeiten werden so spielend leicht möglich.
Flexibilität, Unabhängigkeit und Schnelligkeit – Online Warenwirtschaft in der maja.cloud nutzen
Aktuell kannst du sowohl die VARIO Software als auch die JTL-WaWi in der maja.cloud nutzen. Aber auch jedes andere Rechnungsprogramm oder WaWi System eines anderer Anbieter können wir grundsätzlich für die Nutzung in der Cloud verfügbar machen. Sprich uns dazu einfach an.
Um die Software digital nutzen zu können, musst du lediglich einen Zugang zur maja.cloud haben und die gewünschte Software ganz einfach und unkompliziert dazu buchen. Selbstverständlich kannst du die Software bei uns auch kostenfrei vorab testen, um herauszufinden, ob sie deinen Bedürfnissen entspricht. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir die Updates übernehmen, sodass du jederzeit mit der aktuellen Version der Software arbeitest. Das ist ein enormer Wettbewerbsvorteil für dich. Und auch wenn es mal Probleme geben sollte, kümmert sich unser Support darum. Ein Anruf oder eine Nachricht genügt – wir sind 24/7 erreichbar.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) ist ganz allgemein betrachtet ein Modell, das Ein- und Verkaufsprozesse von Waren eines Unternehmens abbildet. In der Regel ist aber nicht irgendein abstraktes Modell gemeint, wenn wir den Begriff verwenden, sondern eine Software, die die Warenströme eines Unternehmens abbildet. Die drei Zentralen Elemente: Wareneinkauf, -verkauf und Lagerhaltung werden in der Software erfasst und miteinander verknüpft, um einen reibungslosen Verkaufs- und Logistikprozess zu ermöglichen. Ein integriertes Rechnungsprogramm trägt zusätzlich zur Verbesserung der Verwaltungsprozesse bei.
Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?
Die Vorteile eines All-in-One Systems für Warenwirtschaft sind vielfältig. Es hilft dabei, einen Überblick über Einkauf, Wareneingang, Verkauf, Warenausgang und die gesamte Lagerhaltung zu bewahren. Außerdem können mit einem Klick Prozesse koordiniert und Abläufe wie das Schreiben und Versenden Ihrer Rechnungen optimiert werden. Kurz gesagt: Es trägt zur Lieferfähigkeit und zur Zufriedenheit der Kunden bei. Außerdem bietet es Schnittstellen zu verschiedenen Plattformen, um zum Beispiel auch Verkäufe von anderen online Marktplätzen wie Amazon oder eBay sowie von Onlineshops zu koordinieren.
Der Leistungsumfang ist abhängig vom Anbieter. In der Regel handelt es sich um eine Software-Lösung, die aus verschiedenen Modulen und Add-Ons besteht und die gesamte Warenwirtschaft koordiniert sowie als Rechnungsprogramm agiert. Außerdem werden sowohl die Abwicklungsprozesse mit dem Lieferanten als auch dem Kunden verbessert. Beispiele für zentrale Funktionen sind das erstellen der Stammdaten, Erfassen des Wareneingangs, Lagerhaltung sowie Bereitstellung von Informationen zum Warenfluss und Ausgabe von Statistiken, die bei der Entwicklung des Unternehmens unterstützen. Auch ein Rechnungsprogramm ist in der Regel integriert, dass das Schreiben der Rechnungen als PDF-Datei und auch Zahlungserinnerungen mit einem Klick möglich macht.
Du suchst ein geeignetes Programm für die Bereiche E-Commerce und Handel? Es gibt verschiedene Anbieter und Lösungen mit unterschiedlichen Modulen und Add-On. Achte darauf, dass der Leistungsumfang zu deinem Unternehmen passt und dass er auch ein mögliches Wachstum des Unternehmens abbilden kann. Bezüglich der Kosten bietet eine Cloud-Lösung günstige Konditionen und eine gute Planbarkeit durch kurze Kündigungsfristen. Außerdem skaliert sie mit der Entwicklung des Unternehmens.
Es sollte über folgende Funktionen bzw. Module verfügen:
- Einkauf
- Wareneingang
- Lagerhaltung
- Rechnungsprogramm, um Rechnungen und Zahlungserinnerungen zu schreiben
- Versand an Kunden
- Warenausgang
- Retouren Modul
- Kasse / Kassenverwaltung
- Electronic Data Interchange
- Übersichtliche Benutzeroberfläche
Sie tragen dazu bei, sämtliche Prozesse im Bereich Handel und E-Commerce zu organisieren – von der Bestellung beim Lieferanten oder Hersteller bis zum Verkauf im Laden, im Onlineshop oder auf Plattformen wie eBay & Co. Gute Warenwirtschaftssysteme bieten außerdem ein integriertes Rechnungsprogramm und diverse Schnittstellen zu Shop-Systemen, eine DATEV-Schnittstelle oder zu CRM Systemen und unterstützen dich bei Inventur und dem Jahresabschluss.
WWS erleichtern und verbessern die Arbeit von Handelsunternehmen – sowohl im Bereich E-Commerce-Unternehmen als auch im stationären Einzelhandel. Der Einsatz erfordert also das Vorhandensein von Waren sowie ihren Verkauf an Kunden. Man könnte sagen, der Handel kommt ohne eine gut organisierte Warenwirtschaft nicht aus.
Um das herauszufinden, solltest du dir folgende Fragen beantworten: Welche Module und Schnittstellen – zum Beispiel zum Rechnungsprogramm brauche ich? Hier empfiehlt es sich, die Prozesse bestmöglich aufeinander abzustimmen, um Arbeitsaufwand zu reduzieren und möglich viel zu automatisieren. Möchte ich das Programm online nutzen, zum Beispiel in einer Cloud? Wie viele Benutzer benötige ich? Welcher finanzielle Rahmen steht zur Verfügung? Stichwort: kaufen oder mieten.
Die Kosten sind von verschiedenen Faktoren abhängig wie dem Leistungsumfang, der Art der Nutzung – Kauf oder als Mietversion – und von der Anzahl der Lizenzen. Sie können zwischen fünfzig und mehreren hundert Euro pro Monat liegen. Eine einmalige Anschaffung kann mehrere tausend Euro betragen.